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Trabalho assíncrono: Como implementar uma cultura de colaboração e comunicação remota

Trabalho assíncrono: Como implementar uma cultura de colaboração e comunicação remota

O trabalho assíncrono ocorre quando os diferentes membros de uma equipe trabalham em horários diferentes, seja de forma presencial ou remota. Isso exige que a empresa tenha recursos para possibilitar a comunicação e a colaboração de forma integrada, independente do momento em que os funcionários estejam disponíveis.

 

Se fosse para definir o trabalho assíncrono, eu diria que ele é o próximo passo evolutivo após a adoção do trabalho remoto. É um passo sem o qual a adaptação ao trabalho à distância se torna bem mais complicada.

O home office chegou como uma avalanche para muitas empresas, que tiveram que se adaptar durante a pandemia de covid-19. No entanto, com os bons resultados e aumento da produtividade no trabalho remoto, muitas lideranças estudam mantê-lo oficialmente, ou ao menos adotar um regime híbrido.

Em qualquer um dos casos, existem desafios de comunicação e colaboração entre profissionais e, para todos eles, o trabalho assíncrono é apontado como solução. Mas para adotar a assincronia, um grande desafio deve ser superado: a mudança de cultura da empresa.

Para que você entenda o que é o trabalho assíncrono e como mudar o mindset da sua equipe para adotá-lo, preparei este artigo com as principais dicas e informações sobre como implementar essa nova cultura de colaboração e comunicações remotas.

O que é trabalho assíncrono?

Nossa forma tradicional de trabalhar é chamada de síncrona. Ou seja, toda a equipe trabalha, seja presencial ou remotamente, mais ou menos no mesmo período do dia. É esperado que o interlocutor responda uma solicitação ou mensagem imediatamente, ou em um intervalo curto de tempo.

No trabalho assíncrono, quando uma comunicação se faz necessária, não se espera um retorno imediato, mas sim no momento mais oportuno para o interlocutor. Não há, necessariamente, sincronia entre as jornadas de trabalho da equipe.

É como se, ao enviar uma mensagem, você falasse com o interlocutor “do futuro”. Quando ele puder ler, ele responderá com calma, não interrompendo momentos de concentração em outras tarefas.

Ou seja, o trabalho assíncrono desobriga membros da mesma equipe de trabalharem ao mesmo tempo, desde que cada um cumpra sua jornada de trabalho e entregue suas tarefas e resultados.

Além de permitir a melhor adaptação dos horários ao estilo de vida do profissional, essa abordagem termina de quebrar as barreiras geográficas para contratações, já que o fuso horário deixa de ser um problema para a integração da equipe.

Por que a comunicação assíncrona é importante no trabalho remoto?

Com o crescimento da adoção dos modelos remoto e híbrido de trabalho, tentou-se adaptar toda a dinâmica do escritório para a realidade digital. Assim, surgiram inúmeras reuniões em videochamada, incontáveis interrupções no chat, e o que a Harvard Business Review chamou de “sobrecarga colaborativa”.

O trabalho assíncrono permite que o profissional se concentre em uma tarefa, sem ser interrompido por assuntos que não são prioritários no momento, deixando a comunicação e a colaboração com seus colegas para uma oportunidade em que também dedicará mais atenção para responder.

Para o home office, a mudança de mindset para a assincronia é essencial, já que, estando em casa, outras demandas costumam atravessar o dia do profissional, como a rotina dos filhos ou vizinhos barulhentos.

Com uma comunicação assíncrona bem estabelecida entre a equipe, é possível adequar seu horário de trabalho para o mais produtivo, por exemplo. A troca de informações com a equipe estará garantida de forma clara e objetiva pelos canais estabelecidos, mesmo em fusos horários distintos.

A comunicação síncrona não desaparece

Ainda que o trabalho assíncrono flua com qualidade, há ocasiões em que a comunicação síncrona é fundamental. Em momentos de crise, por exemplo, em que uma decisão deve ser tomada imediatamente, é inevitável que as pessoas envolvidas sejam convocadas simultaneamente.

No entanto, esse tipo de reunião ou troca de mensagens deve ser deixada para exceções e emergências. Na maioria das vezes, planejamento e uma boa gestão de projeto são o suficiente para que as solicitações ou questões possam ser respondidas no prazo de 24h.

Esse é um prazo razoável, comumente acordado entre equipes assíncronas, para responder uma mensagem. Assim, a pessoa tem a autonomia de elencar suas tarefas e interações por ordem de prioridade, sem prejudicar o trabalho de outros profissionais, nem seu próprio rendimento.

Como criar uma cultura de comunicação assíncrona?

A adoção do trabalho assíncrono deve partir de uma mudança no mindset e na cultura da empresa.

Por parte dos gestores, é preciso aprender a confiar na equipe e deixar de lado o microgerenciamento, o controle minucioso do que cada profissional está fazendo o tempo todo. Criando metas e formas de avaliar a produtividade de cada pessoa, você libera o seu tempo e o de sua equipe.

Ao mesmo tempo, os membros da equipe devem assumir a responsabilidade que é intrínseca a essa autonomia. Se as pessoas passam a procrastinar porque não tem alguém “vigiando o tempo todo”, as entregas atrasam e o trabalho assíncrono não funciona.

Ou seja, desenvolver autonomia, confiança e respeito ao tempo do outro demanda adaptabilidade e responsabilidade. Trouxe algumas dicas que podem ajudar você a implantar essa modalidade de comunicação e colaboração:

  • Estabeleça os canais oficiais de comunicação – algumas das opções mais populares são Microsoft Teams, Slack, Discord etc;
  • Use softwares de gestão de projetos, como Trello, Jira etc – assim é possível acompanhar o desenvolvimento do trabalho de toda a equipe sem interrupções desnecessárias;
  • Migre para a cloud – softwares de gestão de projetos e de pessoas, CRM, ERP, se as ferramentas estão na nuvem, a equipe pode trabalhar de qualquer lugar, a qualquer momento;
  • Disponibilize uma infraestrutura de TI confiável, estável e segura – o acesso às ferramentas de trabalho deve estar garantido a qualquer momento, de qualquer lugar;
  • Baseie a avaliação individual em produtividade e resultados, e não na velocidade de resposta e em horas trabalhadas, ainda que o controle de jornada seja mantido;
  • Defina expectativas razoáveis para o tempo de resposta aceitável e eduque a equipe para estabelecer o que é prioridade, o que é urgência e o que não é;
  • Promova o desenvolvimento das habilidades de escrita e comunicação clara e objetiva – isso reduz o vaivém de mensagens por falta de informações importantes.

A cultura do trabalho assíncrono deve ser desenvolvida com base em confiança, organização, autonomia e responsabilidade. Assim, cada membro da equipe toma conta de suas tarefas, acompanha o andamento dos projetos da equipe, enquanto respeita os horários dos colegas para a comunicação.

Gostou desse conteúdo? Leia sobre anywhere work e conheça mais sobre a possibilidade de se trabalhar de qualquer lugar, a qualquer momento, criando novas oportunidades e melhores resultados de negócio.

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    Por:

    Tiago Miranda Moreira

    Diretor Comercial e Marketing da Microcity

    Soma mais de 16 anos na empresa Microcity, tendo ocupado cargos de gerência na área comercial. Atualmente, Tiago é Diretor Comercial, sendo responsável pela gestão das vendas e parcerias, e de Marketing da empresa Microcity. Ele é formado pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), com especialização em desenvolvimento de dirigentes e Marketing pela Fundação Dom Cabral (FDC).