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Como fazer o Plano Anual de Contratações de soluções de TI para uma entidade pública?

Como fazer o Plano Anual de Contratações de soluções de TI para uma entidade pública?

O Plano Anual de Contratações (PAC) é a ferramenta que organiza todas as contratações que uma entidade pretende realizar no ano seguinte para garantir transparência, confiabilidade e conformidade dos gastos públicos.

 

O planejamento é uma etapa crucial para que a gestão pública tenha resultados eficientes e com o máximo de transparência. O Plano Anual de Contratações é uma das ferramentas para realizar esse planejamento, e deve ser elaborado com responsabilidade para não desperdiçar recursos públicos.

A terceirização de soluções de TI vem sendo uma opção amplamente adotada pela gestão pública, devido às diversas vantagens desse modelo de aquisição.

Para ajudar você no processo de elaboração do PAC, preparamos este artigo com as principais informações sobre o Plano Anual de Contratações e sua importância no Planejamento da TI. Confira as dicas de como fazer o PAC de soluções de TI para uma entidade pública.

O que é o Plano Anual de Contratações?

Como o próprio nome sugere, o PAC é um plano, para o ano subsequente, dos gastos de uma entidade pública com a aquisição de bens, e contratação de obras e serviços. A gestão pública não permite que serviços sejam contratados a qualquer momento, como na iniciativa privada.

Esse controle previsto pelo PAC é um dos recursos para garantir transparência, confiabilidade e conformidade dos gastos públicos. Essa é, também, uma forma de fiscalizar o uso dos recursos para garantir a entrega de serviços de qualidade à população.

A contratação de serviços deve estar contida no PAC, o que inclui o custeio de soluções de TI. Essa opção vem sendo priorizada pela gestão pública, como forma de reduzir custos em atividades-meio.

O custeio da TI também é a alternativa mais interessante para proporcionar um serviço mais ágil, seguro e eficiente para a população, atualizado em relação ao desenvolvimento tecnológico. Isso é fundamental para eliminar do serviço público o estigma de obsoleto e moroso.

Como acontece a elaboração do Plano Anual de Contratações?

O PAC deve obedecer ao calendário previsto para elaboração, publicação e aprovação, sob risco de não ser aprovado e, simplesmente, não haver verba disponível para esses serviços. A publicação do PAC deve acontecer até abril do ano corrente, sendo aprovado para o ano seguinte.

Isso significa que é necessário trabalhar antecipando as demandas do setor, prevendo possíveis renovações de contrato, e contratações de novos serviços ou equipamentos. Outro fator importante é a adequação ao art. 42 da Lei de Responsabilidade Fiscal, que deve ser observada principalmente na troca de mandatos.

A elaboração do PAC é feita pela Unidade Administrativa de Serviços Gerais e as demandas são enviadas pelo Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC). O PGC permite a tramitação de demandas entre os setores requisitantes e o setor de licitações, além do encaminhamento para a autoridade competente e o envio ao Ministério da Economia.

Para órgãos e entidades vinculados ao município, estado ou Distrito Federal, é importante ter atenção à legislação e calendário próprios, uma vez que a autonomia de auto-organização administrativa é garantida neste caso.

Por que incluir soluções de TI no custeio?

O avanço tecnológico acontece de forma acelerada e vem transformando a forma como vivemos. Formas de consumo, de aprendizado, comunicação, locomoção e até mesmo socialização já são permeados pela tecnologia de forma inegável e irreversível.

É natural que o serviço público também evolua com a tecnologia, desenvolvendo formas mais eficientes e de melhor qualidade para atender aos cidadãos. O investimento em TI na gestão pública também gera economia, transparência e segurança.

No entanto, acompanhar a evolução da TI já é desafiador para organizações privadas, que podem mudar seu planejamento durante o período de vigência, caso seja necessário. No caso das entidades públicas, que têm seu orçamento aprovado quase um ano antes, esse desafio é ainda maior.

O custeio da TI é a melhor saída para esse impasse. Dessa forma, o fornecedor garante uma infraestrutura de TI atualizada e compatível com o que é utilizado no mercado, sem a necessidade de novas licitações ou alterações no PAC.

O Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação (PETI) é uma ferramenta fundamental para prever o custeio da TI e prever as demandas que estarão no Plano Anual de Contratações, mantendo a melhoria contínua da TI e, consequentemente, do serviço oferecido ao cidadão.

Como fazer um Plano Anual de Contratações?

Para elaborar um bom PAC, há algumas questões importantes de levar em consideração, ao analisar cada solicitação de contratação:

  • A requisição contempla a necessidade administrativa?
  • Qual o tempo necessário para a execução do projeto?
  • Quais os riscos da contratação?
  • É possível elencar os possíveis fornecedores?
  • Quem será o responsável pela fiscalização do contrato?
  • Quais as cláusulas que serão inseridas na minuta contratual?

Esses questionamentos podem ajudar a aumentar a qualidade das compras e contratações públicas, garantindo escolhas mais eficientes e assertivas.

Além disso, há quatro etapas que, apesar de não serem obrigatórias no sentido legal, oferecem embasamento e argumentação para um PAC bem estruturado e completo.

Estudos Técnicos Preliminares

O ETP é essencial para compreender as motivações da aquisição, as alternativas existentes e os possíveis resultados. Para isso, é importante definir pontos positivos e negativos de cada escolha, além de realizar uma pesquisa de preços de mercado e analisar o histórico de compras semelhantes já realizadas.

É neste momento que a gestão de TI deve apresentar seus argumentos para a necessidade de custeio da infraestrutura, por exemplo.

Gerenciamento de Risco

O Gerenciamento de Riscos tem por objetivo definir os riscos existentes na nova contratação, traçando a partir deles ações para mitigá-los ou mesmo um plano de contingenciamento, caso haja algum impacto negativo a partir das escolhas feitas nas contratações.

Requisição de Compras

A requisição de compras é feita pela área que demanda aquele serviço ou contratação, para o setor de compras especificamente, por meio de um documento. Essas requisições são analisadas e aprovadas, ou negadas, para que então seja formulado o Projeto Básico.

Projeto Básico

O Projeto Básico, ou Termo de Referência (TR), é o documento, propriamente dito, que será enviado para abrir o processo licitatório para as contratações e aquisições contidas no PAC.

O PAC é apenas uma das etapas do Planejamento Orçamentário da entidade e, no caso da TI, também deve estar alinhado ao PDTI. Todas essas ferramentas de planejamento são importantes para que a tecnologia utilizada pelo órgão público esteja atualizada, disponível e segura.

Com um Plano Anual de Contratações bem-feito, é possível planejar e evoluir a TI da entidade ou órgão público, entregando aos cidadãos um serviço de qualidade e eficiente, com processos transparentes e em conformidade com a legislação.

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