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Como desenvolver um planejamento estratégico de 2021 para sua TI quarta-feira, novembro 25, 2020

A Tecnologia da Informação é, sem dúvida, uma das áreas estratégicas de qualquer empresa atualmente. Processos cada vez mais digitais e estruturas mais automatizadas demandam uma TI bem preparada. Um bom planejamento estratégico pode proporcionar a solidez e o avanço que a TI da sua empresa precisa.

Ainda é comum que a gestão de tecnologia seja encarada pelas empresas sem o devido olhar estratégico que ela merece. A TI é sinônimo de inovação, diferencial e extraordinário. Hoje, além desse papel, ela é parte fundamental para garantir o funcionamento do negócio, incluindo tarefas diárias de todos os setores, seja qual for a área de atuação.

Por isso, a TI deve ser vista como área estratégica para a empresa e sua gestão deve ser realizada de forma planejada e alinhada à visão do negócio. E a melhor forma de se estruturar uma gestão assim é desenvolver e implementar um planejamento estratégico para a TI.

Com a proximidade de 2021, é tempo de se avaliar o cenário atual, as tendências e previsões de mercado e planejar o ano que vem. Esse é o momento de alinhar as estratégias da TI às da empresa e planejar as ações que vão nortear a gestão da TI a curto, médio e longo prazo.

Em um cenário particularmente instável pós pandemia, é importante alinhar estratégias e planejar ações para que possíveis impactos negativos sejam minimizados e para que as oportunidades de crescimento e evolução tecnológica sejam reconhecidas e bem aproveitadas.

Qual a importância do planejamento estratégico de TI?

O planejamento estratégico de TI deve estar alinhado ao planejamento estratégico corporativo. Ou seja, ele não é um documento isolado do restante da empresa, pelo contrário. Elaborar um plano de TI significa integrar a TI à visão e às estratégias de negócio da empresa.

É comum que, sem um planejamento estratégico, a TI seja tratada de forma difusa, sem integração entre os processos de diferentes departamentos. Essa abordagem aumenta os custos do setor, que trabalha de forma reativa e não proativa.

Qual a importância do planejamento estratégico de TI?

Assim, o planejamento estratégico de TI é a ferramenta que organiza, estrutura e integra todo o setor, para que suas ações estejam coordenadas com as estratégias de negócio.

Uma TI bem estruturada oferece uma infraestrutura otimizada, mais eficiente e produtiva. Esse alinhamento facilita para que todos os processos da empresa estejam integrados, fluindo sem falhas, duplicidade ou atrasos.

Afinal, a tecnologia perpassa todos os processos de empresas de todos os setores da economia, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Por isso, elaborar um planejamento estratégico de TI significa não apenas estruturar a TI, mas também otimizar os processos e tarefas de toda a empresa.

Quais os benefícios de um planejamento estratégico?

Um planejamento estratégico bem elaborado e implementado com sucesso vai resultar em inúmeros benefícios diretos e indiretos para a TI e, consequentemente, para a empresa. Especificamos alguns dos ganhos mais facilmente perceptíveis, que abrem caminhos para melhorias mais sutis.

Redução de custos

É fácil demonstrar que um departamento que segue um orçamento planejado e alinhado às estratégias da empresa reduz seus gastos, além de fazer um uso mais eficiente do capital disponível.

O planejamento estratégico de TI prevê custos de manutenção, investimentos em inovação e substituição de equipamentos de acordo com seu ciclo de vida. Dessa forma, os custos emergenciais são reduzidos e as escolhas por fornecedores são mais inteligentes.

Redução de custos - Planejamento estratégico de TI

O planejamento estratégico tira a TI da posição de reação, que apenas trabalha para solucionar falhas, repor equipamentos e resolver problemas já reportados pelos outros departamentos. Em oposição, a TI assume um papel proativo, que mantém a fluidez dos processos pois trabalha com a manutenção preventiva e inova em soluções para otimizar atividades e melhorar os resultados de negócio.

Integração de toda a empresa

Um planejamento estratégico da TI promove uma visão ampla e completa de toda a estrutura tecnológica da empresa. Esse panorama facilita o alinhamento entre os processos de setores aparentemente desconectados, otimizando resultados.

Afinal, toda a empresa, da direção executiva à equipe de serviços gerais, deve estar alinhada aos valores e à visão do negócio. E com a revolução digital, existe uma porção de tecnologia nas atividades diárias de todos os departamentos.

Quando softwares, sistemas e redes estão integrados e banco de dados comuns a vários departamentos são compartilhados de forma inteligente, os processos ganham fluidez e agilidade, profissionais ganham produtividade e toda a empresa ganha resultados.

Integração de toda a empresa - Planejamento estratégico

Upgrade em segurança da informação

Quando a tecnologia é planejada de forma sistêmica, integrada e estratégica, o planejamento de sua segurança pode seguir o mesmo padrão.

O panorama analisado no planejamento estratégico permite a detecção de vulnerabilidades, riscos e falhas da segurança da informação. Com essa análise, é possível planejar ações e soluções para mitigar riscos, eliminar falhas e rastrear com mais precisão quaisquer comportamentos de risco.

Segurança da informação - planejamento estratégico de TI

Além do acompanhamento facilitado, o planejamento estratégico de TI prevê ações de manutenção e atualização dos recursos de segurança da informação. Assim, a gestão da segurança também se torna proativa e passa a prever e evitar acidentes, ao invés de socorrer e tratar os danos.

Estabelecimento de prioridades

A visão ampla e sistêmica proporcionada pelo planejamento estratégico permite que as prioridades de negócio sejam identificadas e, de fato, priorizadas.

Sem um planejamento, é comum que investimentos sejam feitos de forma descoordenada, à medida que são aprovados. Assim, nem sempre o mais urgente ou estrategicamente mais inteligente é feito primeiro e, com frequência, o orçamento é curto para questões que deveriam ser prioritárias.

Estabelecimento de prioridades - Planejamento estratégico de TI

Um planejamento estratégico elenca os prováveis investimentos dentro de um prazo futuro, prevendo gastos com manutenção e atualização tecnológica, possibilitando um uso mais inteligente dos recursos.

Vantagem competitiva no mercado

Essa vantagem é uma consequência do alinhamento das demais. Se a empresa funciona como um organismo, quando todos os seus sistemas trabalham de forma integrada e observando as mesmas estratégias e objetivos, esse organismo será mais saudável.

Para o mundo corporativo, um organismo saudável entrega melhores resultados a seus clientes e é capaz de oferecer qualidade, estabilidade e confiança.

Como elaborar um planejamento estratégico de TI?

O planejamento estratégico de TI deve estar sempre alinhado ao planejamento estratégico corporativo, observando o modelo de negócio, a visão, os valores e os objetivos da empresa a curto, médio e longo prazo.

Mesmo que a sua empresa não tenha um plano estratégico estruturado, é importante alinhar o planejamento de TI à visão e aos objetivos do negócio. Afinal, se a meta da empresa é uma expansão internacional, mas o planejamento de TI não prevê expansão e aumento de mobilidade, por exemplo, a TI dificilmente conseguirá dar um suporte sólido, seguro e eficaz às ações da empresa.

O ideal é que a gestão de TI esteja envolvida na elaboração do planejamento estratégico da empresa, ou ao menos o conheça de forma profunda. A partir desse alinhamento de objetivos e visão de negócios, é possível começar a elaborar o planejamento estratégico de TI.

Implementação e gestão - Planejamento estratégico de TI

Definição dos objetivos do plano

O primeiro passo do planejamento estratégico de TI é a definição dos objetivos a serem alcançados com aquele plano. Os objetivos devem ser categorizados em curto, médio e longo prazo, estabelecendo também a duração do plano em si.

O planejamento de TI não deve ter duração superior ao planejamento estratégico corporativo, uma vez que o primeiro deve estar alinhado às estratégias do último.

Os objetivos da gestão de TI podem envolver diversos assuntos da gestão, tais como:

Um método muito utilizado para se elaborar bons objetivos para o plano estratégico é o método SMART. Seguindo os cinco critérios, os objetivos do planejamento devem ser:
Specific: é importante que os objetivos sejam específicos, claros em seu propósito.
Measurable: objetivos devem ser mensuráveis, para que seja possível avaliar os resultados de forma assertiva e clara.
Achievable: os objetivos devem ser alcançáveis, pois desafios impossíveis desmotivam e diminuem a confiança da equipe na gestão.
Relevant: os objetivos devem ser relevantes para a TI e para o negócio como um todo, gerando valor para a empresa.
Time-bound: é importante que se estabeleça um período determinado para que se busque um objetivo. É esse intervalo de tempo que será considerado para avaliar os resultados.

Análise de cenário

Para estabelecer ações para alcançar determinada meta, precisamos saber o ponto de onde estamos partindo. Por isso, uma análise ampla e completa do ambiente atual deve ser feita nessa etapa do planejamento.

Nesse momento, o gestor da TI deve mapear todos os recursos existentes e como eles estão sendo usados, quais são as demandas e os gargalos de cada departamento, quais são as possibilidades de avanço e quais são as ameaças externas à gestão de TI que podem dificultar a conquista dos objetivos.

Essa análise inclui todos os tipos de recursos, sejam equipamentos, equipe, orçamentos anteriores e médias de gastos.

Análise de cenário - Planejamento estratégico de TI

Definição de estratégias e ações

Esse é o momento de definir, alinhado às estratégias do negócio, quais serão as ações adotadas pela gestão de TI para alcançar os objetivos a partir do cenário identificado.

É nessa etapa que os gestores devem definir estratégias como, por exemplo, a terceirização da infraestrutura de TI, além dos melhores momentos para realizar uma atualização tecnológica, realizar treinamentos ou migrar para a nuvem.

É sempre bom lembrar que as ações definidas para o plano estratégico de TI devem estar adaptadas às rotinas da empresa, considerando os processos dos demais departamentos. Afinal, por ser um setor que permeia as atividades de todos os outros setores, a tecnologia deve atuar sem prejudicar a entrega de resultados da empresa.

Para o ano de 2021, considere estabelecer estratégias de atualização tecnológica para sua empresa. Em meio à revolução digital, a pandemia de covid-19 acelerou ainda mais os processos de digitalização e mobilidade no mundo corporativo.

Definição de estratégias e ações - Planejamento estratégico de TI

Após uma adaptação forçada para o trabalho remoto e processos automatizados, é hora de refinar os métodos, atualizar a infraestrutura e alcançar um patamar estável, seguro e ágil na gestão de TI.

Seguindo a mesma tendência, o investimento em destreza digital também é uma estratégia para o próximo ano. Afinal, para acompanhar a digitalização e automação dos processos, profissionais de todas as áreas, incluindo gerências e diretorias, devem ter o mindset e o comportamento voltados para a transformação digital da empresa.

Definição de cronograma, orçamento e indicadores

Após estabelecer as estratégias e ações do plano, é preciso definir quando essas ações serão implementadas e qual é o orçamento necessário para sua execução.

Também é necessário estabelecer quais indicadores serão monitorados pelo acompanhamento dos projetos. Esses indicadores devem ser claros e relevantes para mensurar o desempenho das estratégias e avaliar o sucesso de cada objetivo ao final.

Como implementar o planejamento estratégico de TI?

O processo de implementação de um plano estratégico de TI passa por 3 grandes etapas: planejamento, execução e monitoramento, e avaliação. Com o plano aprovado em mãos, é o momento de aplicar as estratégias elaboradas e executar as ações de acordo com o cronograma.

É bom lembrar que o plano deve ser um norteador de ações, mas pode ser adaptado ao longo do período de sua execução, de acordo com a necessidade.

É importante monitorar os resultados ao longo do processo, avaliando os indicadores e as próximas projeções. Através deste acompanhamento é possível determinar a eficiência e elaborar possíveis ajustes estratégicos.

Todo ajuste realizado ao longo do processo deve ser documentado, para que a avaliação dos resultados finais seja real, assertiva e completa.

E por falar em avaliação, essa etapa é de extrema relevância no planejamento estratégico de TI. É por meio da avaliação que se mensura resultados e se determina a eficiência de cada estratégia, gerando os primeiros insumos para se trabalhar no planejamento seguinte. Sem avaliação, não é possível saber se os objetivos foram alcançados.

Para todas as etapas do planejamento estratégico de TI, contar com uma parceria pode ajudar a sua gestão a encontrar as melhores soluções. Do planejamento à avaliação, uma consultoria especializada em soluções de TI adiciona agilidade, eficiência e profissionalismo à sua gestão de TI.

Está se preparando para elaborar o planejamento estratégico de TI da sua empresa? Entre em contato com um dos consultores da Microcity e saiba como podemos ajudar com as melhores soluções para a sua empresa.

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