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Novo normal: Guia completo para reinventar sua empresa após a pandemia terça-feira, julho 28, 2020

Para onde vamos depois que o isolamento social acabar? Qual será o futuro do trabalho após a pandemia? Definitivamente, não vamos voltar ao status anterior ao coronavírus. Mas qual será o novo normal?

O termo Indústria 4.0 foi usado pela primeira vez em 2015, indicando a transformação das práticas tradicionais da indústria pela inserção de tecnologias de ponta que já vinha acontecendo. A revolução digital já era realidade quando a pandemia mundial da covid-19 parou o planeta e fez muitos setores da sociedade repensarem suas rotinas e processos.

Com a retomada das atividades e a adequação aos novos hábitos de saúde e segurança, as gerências se perguntam sobre o futuro e qual será a nova normalidade no mundo dos negócios. Afinal, se não voltarmos ao que era antes, como saber o que virá depois?

Elaboramos esse guia com as tendências e perspectivas para o mundo corporativo e as relações de trabalho após a pandemia. Assim, você pode acompanhar o que vem por aí e planejar os próximos passos da sua empresa para uma retomada de crescimento e sucesso.

Quais mudanças a pandemia trouxe para as empresas?

Sem dúvida, as principais e mais imediatas transformações pelas quais as empresas tiveram que passar depois da chegada da pandemia foram em relação à digitalização de processos e às jornadas de trabalho.

A necessidade de isolamento social imediato fez com que empresas passassem por uma verdadeira revolução digital a toque de caixa, transformando um processo que demora até anos em uma operação de uma ou duas semanas.

Com a expectativa da volta à “normalidade”, é hora de avaliar o que mudou para melhor e deve ser mantido, o que deve ser deixado para trás em definitivo e o que ainda merece adaptações para ser adotado no novo padrão.

A digitalização dos processos, por exemplo, é uma tendência que chegou para ficar. O uso de computação em nuvem, automação e mobilidade foram as principais adaptações que, provados seus benefícios, serão mantidas e aperfeiçoadas.

E por falar em trabalho remoto, essa tendência de que todos estão falando deve ser planejada com atenção para que seja benéfica tanto para empresa quanto para equipes. Isso porque, por mais que a ideia em si seja vantajosa, ela deve considerar a realidade de cada empresa e de cada profissional.

Trabalho remoto pós pandemia não é igual a home office de isolamento

Como medida de prevenção contra a covid-19, empresas dos mais diversos setores tiveram que adaptar o trabalho de suas equipes para ser feito de casa. Isso significa que muitos setores improvisaram recursos e inovaram em formatos para manter suas atividades, como escolas e academias.

No entanto, é preciso considerar que o home office imposto durante a pandemia tem dinâmica diferente do trabalho remoto indicado pela tendência. Além dos longos períodos sem sair de casa e das próprias incertezas trazidas pela nova doença, causando stress e ansiedade em muitas pessoas, nem todos conseguiram criar um ambiente confortável e adequado para o trabalho em casa.

Ao se adotar o trabalho remoto como padrão após a pandemia, devemos considerar ambientes mais adaptados, pessoas menos estressadas pela incerteza do cenário pandêmico e, assim, resultados ainda melhores do que os já apontados.

Sim, o saldo da adoção do trabalho remoto ao longo da pandemia é positivo, com previsão de crescimento de 30% dessa modalidade na próxima década, de acordo com levantamento do Instituto Gartner.

Mesmo considerando as circunstâncias agravantes mencionadas, profissionais que adotaram o home office apresentaram melhora na produtividade, maior motivação e aumento no senso de responsabilidade em relação à empresa.

Isso porque, sem uma liderança presente fisicamente, a relação de trabalho passa a ser construída a partir da confiança entre a equipe e do acompanhamento da produtividade, muito mais do que na vigilância. O trabalho remoto também possibilitou horários flexíveis para muitas pessoas, que puderam adaptar a jornada de trabalho aos períodos de maior produtividade.

Assim, com o fim da pandemia, espera-se que algumas equipes voltem sim ao escritório. No entanto, os regimes de trabalho tendem a mudar. Muitas empresas já adotam rodízios de suas equipes no escritório e algumas funções dependem da presença física para serem executadas.

Além disso, o trabalho remoto não precisará ser, necessariamente, “home office”. A dinâmica será mais de “officeless” (sem escritório), já que as pessoas poderão trabalhar de casa, mas também de cafés, espaços tipo co-working ou de qualquer lugar que queiram.

Produtividade no trabalho remoto

E se a sua equipe acompanha a tendência e acredita que será mais vantajoso continuar trabalhando remotamente, seguem algumas dicas do que avaliar para adotar o costume oficialmente.

Converse com a equipe. Ninguém sabe mais sobre o que é melhor para a sua equipe do que ela mesma. Por isso, é parte do papel da liderança conversar com os profissionais com potencial para home office se essa é a melhor opção para eles. Ter a estrutura adequada em casa para montar um escritório (inclusive a disponibilidade de um espaço sem interferência de pessoas e barulhos indesejados) ou ter uma personalidade que precisa de mais interação social são questões que devem ser consideradas, já que podem afetar na produtividade de cada pessoa.

Considere a infraestrutura necessária. Certamente, se a sua equipe adotou o home office durante a pandemia, uma infraestrutura mínima foi disponibilizada. No entanto, para adotar o trabalho remoto como padrão, é importante saber que existe uma legislação envolvida e a empresa deve garantir todos os recursos necessários para o colaborador trabalhar em casa. Para isso será necessário rever a estrutura atual e fazer os possíveis ajustes obrigatórios. Também devem ser tomados cuidados sobre a segurança da informação, para viabilizar o trabalho remoto sem intercorrências e riscos para os dados e informações corporativos fora da estrutura fisca da empresa.

Repense o escritório. Sem dúvidas, a disposição das pessoas nos escritórios vai ser revista após a pandemia. A configuração das estações de trabalho, por exemplo, deve garantir maior circulação de ar e distância entre as pessoas para salvaguardar sua segurança. Da mesma forma, com o trabalho remoto, é possível reduzir as instalações disponíveis e reduzir custos.

Menos controle de horários, mais controle de produtividade

O trabalho remoto trouxe com ele uma maior flexibilidade de horários. Além da presença nas reuniões por videoconferência e da disponibilidade para contato com as demais pessoas da equipe, profissionais de diversas áreas ganharam autonomia para trabalhar em horários alternativos.

Assim, o foco deixou de ser o cumprimento do horário comercial, quando possível. O mais importante passou a ser a entrega de resultados no tempo determinado e a disponibilidade para solucionar demandas.

Essa medida é essencial em tempos de pandemia. A flexibilidade permite que pais adaptem seus horários para cuidar dos filhos que também estão em casa, por exemplo. Além disso, as pessoas têm a chance de descobrir seus horários de maior produtividade. Elas podem priorizar esses períodos para o trabalho e aproveitando melhor o restante do dia.

Essa flexibilidade, no entanto, não é sinônimo de relaxamento no controle e gestão da equipe. O trabalho remoto popularizou o uso de diversos softwares de gestão de projetos, como o Trello, que permitem o acompanhamento da produtividade da equipe, além de facilitarem a comunicação.

Programas de controle de tempo e produtividade também tem se popularizado não apenas para uso individual, mas com gerenciamento de times inteiros. Existem, ainda, os softwares de gestão de RH, que permitem o controle de horas trabalhadas, mesmo intermitentes, com facilidade e precisão.

Como será futuro do trabalho após a pandemia?

Por falar em gestão de RH, muitas questões serão repensadas com a adoção do novo normal. Equipes que adotarem o trabalho remoto ou rodízio, por exemplo, deverão ter seus contratos revistos, com especificação desse tipo de jornada de trabalho.

É importante que as responsabilidades e a disponibilidade que cabem aos profissionais sejam esclarecidas. No trabalho remoto, atender a uma vídeo chamada ou responder a uma mensagem devem ser tão imediatos quanto responder a alguém na estação de trabalho ao lado.

Grande parte das equipes de TI pelo mundo já estão bem-adaptadas ao trabalho remoto. A adoção de softwares de gestão de projetos e de metodologias ágeis são algumas das práticas comuns da área para facilitar o dia a dia de quem não trabalha presencialmente.

Essas equipes estão acostumadas com reuniões rápidas e objetivas, a se adaptar a novas situações de maneira rápida e a propor e adotar soluções para os problemas. Essas são, inclusive, algumas das competências que as principais lideranças querem ter em sua equipe.

No novo normal, a capacidade técnica já não é o mais importante para bons profissionais se destacarem. As pessoas disputadas pelo mercado são aquelas com soft skills desenvolvidas como: resiliência, inteligência emocional, capacidade analítica e de comunicação e foco no cliente.

resiliência, inteligência emocional, capacidade analítica e de comunicação e foco no client

Qual o papel da transformação digital pós pandemia?

Sem dúvida, nenhuma adaptação das rotinas de trabalho para o período de pandemia seria possível sem a adoção massiva de recursos de TI. Afinal, o trabalho remoto só é possível com a disponibilidade de dados por uma rede comum à empresa e computadores conectados à internet, no mínimo.

Na verdade, com as tendências apontadas sobre o trabalho, é evidente que a transformação digital alcançou um novo nível sem volta. De reuniões virtuais a assinaturas digitais, passando por ensino remoto e automação, a digitalização dos processos está em todas as áreas da economia.

Para que isso aconteça, tecnologias como cloud computing, internet das coisas e realidade virtual estão se tornando cada vez mais presentes nas soluções corporativas. A adoção de computação em nuvem é pré-requisito para essa nova era, possibilitando o acesso a dados em qualquer tempo e lugar. E isso é apenas a ponta do complexo tecido tecnológico no qual estamos todos emaranhados.

No novo normal a TI deixa de ser apoio e passar a ter papel de alicerce nas empresas

A cultura organizacional deve considerar a tecnologia da informação como a base para a solução de problemas e inovação em produtos e serviços. Essa mudança estrutural possibilitará maior competitividade e visibilidade no mercado.

Big Data e Analytics também são tendências que extrapolam a barreira de diferentes setores da economia. O uso de dados coletados para analisar, prever, inferir, planejar e decidir é uma das ferramentas mais competitivas atualmente. Estes recursos permitem aumentar vendas, conquistar e reter clientes e melhorar seus resultados de negócio.

A transformação digital veio para alterar também a forma de se relacionar com clientes. Seja B2B ou B2C, as ferramentas de relacionamento com o cliente estão cada vez mais automatizadas e complexas. A inteligência artificial e os bots têm papel-chave nesse quesito. A Forbes prevê que, até 2022, 70% das interações com clientes incluirão robôs, machine learning e mensagens pelo celular.

Para trabalhar a satisfação e fidelidade de clientes, é preciso que esse relacionamento seja alimentado de forma humana e personalizada. A busca por soluções tecnológicas inteligentes e adoção de softwares do tipo CRM e helpdesk e metodologias do tipo NPS é crescente. Elas garantem o contato oportuno e diferenciado com cada cliente e o monitoramento de resultados.

Como manter a segurança da informação?

Quanto maior é a integração e digitalização de dados e processos, mais vulneráveis eles ficam. Assim, o investimento em segurança da informação é também requisito primordial nessa nova era em que chegamos.

Ao adotar o trabalho remoto, alguns itens de segurança são básicos para manter os dados da sua empresa a salvo de ataques ou falhas. Criptografia, firewall, licenças, políticas de acesso e segurança de senhas, por exemplo, são alguns dos recursos para assegurar a proteção de dados.

Como manter a segurança da informação?

O compartilhamento das boas práticas de segurança da informação com todas as pessoas que têm acesso à rede da empresa também é primordial para garantir essa proteção. Afinal, não adianta ter vários protocolos de segurança se eles não forem seguidos. Por isso, capacitar os usuários e esclarecer possíveis dúvidas também é uma medida de segurança.

A infraestrutura de TI também deve receber a devida atenção. Além do uso de uma VPN, a segurança também é assegurada com o uso de hardware de qualidade e adequado para a demanda da empresa, atualização de softwares e manutenção preventiva. Isso inclui a infraestrutura disponível no escritório e também o que é disponibilizado para as pessoas executarem o trabalho em casa.

Uma forma de garantir que a infraestrutura de TI da sua empresa esteja sempre atualizada, em pleno funcionamento e com todos os recursos demandados pelo negócio é adotando o outsourcing de TI. A opção de encontrar um fornecedor de confiança tem sido adotada por organizações de todos os setores.

O outsourcing de TI reduz os custos com infraestrutura. Eles são diluídos ao longo do contrato de prestação de serviços, além de se adaptar às necessidades da empresa, entregando hardware e software de qualidade pelo tempo demandado, sem a necessidade de aquisição dos mesmos.

Além do aspecto econômico e de segurança, o outsourcing permite que a sua equipe de TI se concentre em encontrar novas soluções para o core business. As questões de manutenção e suporte ficam para o fornecedor permitindo que se foquem no mais importante, o seu negócio. Se você achou esse conteúdo relevante e quer estar preparado para o mundo pós pandemia, entre contato com um de nossos consultores. Descubra como a Microcity pode ajudar a sua equipe de TI.

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