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Como reduzir custos com a gestão de ativos de TI? terça-feira, outubro 27, 2020

Em uma gestão estratégica de TI, uma das práticas essenciais de governança corporativa é a gestão de ativos imobilizados. Em linhas gerais, ela trata do controle do patrimônio tecnológico da empresa, incluindo inventários, cálculos de depreciação, vida útil, reposição e todos os recursos necessários para a manutenção desses ativos.

Consideramos ativos imobilizados todo o patrimônio sem grande liquidez, ou seja, aquele que não se espera vender ou consumir rapidamente. Esse patrimônio pode ser imóveis, veículos, mobiliário de escritório e equipamentos em geral. No caso dos ativos de TI, incluímos hardware, softwares e todo insumo necessário para o funcionamento das atividades da empresa.

Para entender por que a gestão de ativos de TI (ITAM, na sigla em inglês) cumpre papel tão estratégico na administração da sua empresa, preparamos um guia com as principais dicas e informações sobre o tema. Assim, esperamos que você possa obter o máximo de vantagens com o menor custo ao gerenciar seus ativos de TI.

Qual a importância da gestão de ativos de TI?

A gestão de ativos é uma prática fundamental para a saúde da empresa. Um bom planejamento da infraestrutura de TI da sua empresa é o primeiro passo da ITAM. Sabendo da demanda de ativos de TI, é mais fácil planejar atualização dos equipamentos mais adequados.

Além de seguir um planejamento de infraestrutura, a gestão de ativos de TI tem tarefas periódicas de inventários, cálculo de depreciação e vida útil, manutenção, atualização e adequação desses ativos a possíveis novas demandas.

Gestão de ativos de TI

Apesar de ser um conceito simples, é um trabalho complexo, cíclico e perene. Afinal, novas tecnologias surgem a cada dia e a atualização tecnológica do negócio é fundamental para manter seu valor de mercado, competitividade e a qualidade do serviço ou produtos oferecidos.

Os Softwares de Manutenção (CMMS) podem ser grandes aliados na gestão de ativos, otimizando os processos de inventário e programas de manutenção. Esses sistemas também facilitam a elaboração de relatórios e análises da gestão de ativos, contribuindo para os balanços estratégicos do negócio. Também é possível adicionar alertas de manutenção e aquisição de novos ativos, otimizando os processos.

Mesmo com softwares avançados e completos disponíveis para ITAM, é possível começar o seu gerenciamento de ativos de TI a partir de uma planilha de Excel. Essa alternativa não demanda investimento financeiro e é eficiente para uma infraestrutura de TI mais reduzida e simplificada.

Como aplicar gestão de ativos no setor de TI?

O gerenciamento de ativos de TI pode ser dividido em duas categorias, o Software Asset Management (SAM) e o Hardware Asset Management (HAM). Neste guia, apresentamos alguns dos aspectos mais significativos a serem observados quando se gerencia os ativos de hardware da empresa.

Mapeamento de ativos de TI

Mapeamento de ativos

A gestão dos ativos de TI começa com o levantamento e mapeamento dos equipamentos já existentes em todos os departamentos da empresa. Esse mapeamento serve para, além de realizar a primeira inclusão no CMMS, ter uma visão ampla e detalhada de todos os dispositivos disponíveis, além da condição e da utilidade de cada um.

Configuração de máquinas e equipamentos

Configuração das máquinas

É importante que o mapeamento dos ativos de hardware incluam as especificações de computadores e outros dispositivos, como memória RAM, processador e capacidade de armazenagem. Ter conhecimento dessas configurações ajuda na análise e otimização do uso dos equipamentos.

Com um bom mapa do que se tem disponível, é possível perceber que uma pessoa que precisava de um processador mais potente está trabalhando com um desktop inferior, enquanto outra pessoa cuja função demanda menor capacidade tem à disposição uma máquina trabalhando aquém de suas configurações e, assim, realizar as devidas adequações.

Vida útil

A gestão de ativos de TI permite o acompanhamento da vida útil dos equipamentos, tornando possível o planejamento de reposição, troca e atualização periódica. Esse monitoramento evita que sua empresa trabalhe com dispositivos defasados e obsoletos.

É uma maneira de se manter atualizado com as principais ferramentas tecnológicas, elevando e mantendo a qualidade do serviço ou produto oferecido. É também a melhor forma de se prevenir que uma máquina seja substituída apenas após um defeito irreversível, o que muitas vezes significa a paralisação dos processos que eram realizados na mesma.

Manutenção e suporte de TI

Manutenção e suporte

Todo equipamento tecnológico demanda manutenção e está sempre sujeito a apresentar falhas e defeitos. No ITAM, é possível prever a manutenção periódica dos ativos, além de estabelecer os protocolos de suporte, por meio de análises preditivas.

Essas análises evitam que a sua equipe de TI seja pega de surpresa com falhas por sobrecarga, manutenções atrasadas ou outros defeitos previsíveis e riscos contingenciáveis. Além de contar com tempo o suficiente para pesquisar e planejar a manutenção, escolhendo os momentos de menor impacto para o core business.

Em relação ao suporte ao usuário, uma gestão de ativos de TI bem estabelecida agiliza a resposta ao ticket. Com maior controle sobre a situação dos ativos, o time de TI também domina melhor as demandas solicitadas ao suporte.

Automatizar os alertas é um recurso útil para integrar a equipe e otimizar o atendimento dos tickets. Com um suporte automatizado, a demanda do usuário já é encaminhada automaticamente para o time responsável, que pode realizar o reparo com o mínimo de prejuízo na rotina diária da empresa.

Além do suporte, os alertas automatizados são úteis para as manutenções programadas. Com o registro completo dos ativos, sua equipe de TI será avisada sempre que a manutenção de um equipamento estiver prevista. Os alertas evitam que manutenções sejam esquecidas e atrasadas, minimizando os riscos de falhas de hardware.

Quando a tecnologia da informação não é a atividade principal do seu negócio, pode ser desafiador manter um ITAM completo e atualizado. Afinal, todos os mais diversos setores da empresa têm suas próprias demandas específicas de tecnologia.

Ainda assim, gerenciar os ativos de TI deve ser encarada como uma atividade estratégica do negócio. Dominar a complexidade das diferenças de demandas por TI da empresa é importante para evitar investimentos malfeitos e desperdício de tempo e dinheiro.

Ou seja, ainda que complexo, o gerenciamento de ativos de TI deve ser realizado estrategicamente. Os resultados geram agilidade nos processos digitais, aumento na produtividade dos colaboradores, maior disponibilidade dos recursos, diminuição de custos de TI e maior fôlego para inovação.

Como o gerenciamento de ativos de TI ajuda a controlar os custos de TI?

A gestão de ativos de TI é uma maneira de controlar e manter os equipamentos em boas condições de uso, atualizados, seguros e com a melhor performance. A ITAM evita que a empresa acumule dispositivos obsoletos, estragados ou no fim de sua vida útil, além de otimizar o uso dos equipamentos na rotina diária da empresa.

Sabe aquele depósito cheio de equipamentos antigos e excedentes juntando poeira e depreciando? A gestão de ativos permite que a empresa evite cenas como essas. Através do planejamento de aquisição e acompanhamento de uso dos equipamentos de TI a empresa tem uso mais inteligente dos seus recursos e dos seus investimentos.

A ITAM contribui com a operação das atividades da empresa garantindo maior produtividade e eficiência.

A ITAM contribui com a operação das atividades da empresa garantindo maior produtividade e eficiência. Ela está relacionada ao planejamento das melhores estratégias para a atualização de ativos, incluindo terceirização de equipamentos, pesquisas de novas tecnologias e manutenção dos equipamentos, o que reduz o risco de falhas que possam paralisar ou atrasar as atividades do negócio.

Ou seja, o gerenciamento de ativos de TI tem um papel importante na gestão financeira e estratégica do negócio, otimizando suas rotinas. Uma boa ITAM contribui para estratégias de inovação, eficiência, agilidade e economia da empresa, além de eliminar a prática de investimentos sem planejamento e estratégia.

Reduza 25% dos custos de TI com outsourcing na gestão de ativos

Uma forma de se reduzir custos fazendo uma boa gestão de ativos de TI é por meio de outsourcing. Enquanto algumas pessoas podem pensar que a contratação de uma empresa seria mais dispendiosa do que comprar seus próprios ativos, para a TI, essa pode ser uma saída estratégica bem vantajosa.

Terceirizar a infraestrutura de TI da sua empresa com um parceiro especializado e de confiança poupa os recursos financeiros para focar no seu core business. Enquanto isso, seu provedor de TI garante que todos os equipamentos necessários para desenvolver suas atividades estejam de acordo com sua demanda, atualizados e em pleno funcionamento.

O outsourcing de TI reduz por volta de 25% dos custos a longo prazo

O outsourcing de TI reduz por volta de 25% dos custos a longo prazo, visto que o valor que seria investido de uma só vez na compra de ativos é distribuído ao longo do tempo de contrato do provedor. Um bom parceiro oferece recursos tecnológicos sempre atualizados, sem que você tenha que investir novamente em novos ativos com frequência.

Para a gestão dos ativos imobilizados da empresa, a terceirização da TI é certamente um facilitador. Uma parceria de qualidade garante o controle pleno dos ativos enquanto o melhor desempenho de TI é entregue aos profissionais da empresa. 

É importante lembrar que o contrato com seu fornecedor de TI deve ser gerenciado como parte da ITAM. E para que essa parceria seja baseada em confiança e qualidade, seu contrato deve vir acompanhado de um SLA (Service Level Agreement), que nada mais é do que um documento que detalha cada direito e dever de ambas as partes.

Além da melhor gestão de custos, terceirizar sua infraestrutura de TI é uma forma de evitar o acúmulo de equipamentos obsoletos ou sem uso no espaço físico da empresa. Com o fornecimento da infraestrutura por demanda, a gestão dos ativos de TI da empresa é simplificado e reduzido ao realmente indispensável para sua empresa. Ao contratar o parceiro certo, você garante que o descarte de equipamentos obsoletos seja realizado de maneira ecologicamente correta.

A manutenção programada e o suporte oferecidos pelo parceiro de TI também são uma forma de reduzir custos. Como já dissemos, a manutenção periódica evita perdas e danos de equipamentos. Um suporte já contratado para qualquer momento de necessidade certamente é mais em conta do que atendimentos isolados de última hora.

Além disso, a equipe interna da empresa ganha o apoio especializado de uma equipe técnica altamente especializada para lidar com os problemas diários, permitindo que foquem em atividades mais estratégicas para a empresa. A terceirização da infraestrutura de TI também reduz o tempo de paralisação por eventuais problemas técnicos nos equipamentos, uma vez que solução do problema é mais assertiva e veloz. 

A segurança de dados da empresa também é reforçada com a terceirização de TI. Neste modelo, a prestadora de serviços realiza atualizações constantes nos computadores e demais equipamentos ofertados, dificultando o ataque de hackers e de vírus.

Ou seja, contar com o outsourcing é um recurso inteligente e estratégico para facilitar o gerenciamento de ativos de TI. Afinal, ITAM é uma prática essencial para qualquer empresa e, mesmo não sendo o core business, deve ser otimizada ao máximo para reduzir o seu gasto de recursos financeiros.

A Microcity é uma empresa especializada em outsourcing de TI, orientada aos resultados do cliente, com quase 40 anos de experiência. Com soluções personalizadas para atender à necessidade de cada cliente parceiro, sua equipe acompanha o contrato e os resultados, esquematizando soluções para as demandas de maneira preditiva.

Para garantir que a parceria represente uma redução de custos na gestão de ativos de TI da empresa, a Microcity oferece o melhor custo-benefício para seus clientes, pois trabalha com um alinhamento minucioso das áreas e com a integração do serviço de maneira econômica e eficiente. Com uma parceria como essa, é possível encontrar as melhores soluções de TI para o seu negócio com total confiança e sem abrir mão de controle e autonomia.

Se você gostou desse conteúdo e acredita que o outsourcing de TI é uma opção para otimizar a sua gestão de ativos de TI, entre com contato com um de nossos consultores e saiba o que a Microcity tem a oferecer para o seu negócio.

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