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Comprar ou Alugar equipamentos de TI: Qual a melhor opção para sua empresa? quarta-feira, outubro 14, 2020

Não há dúvida de que toda empresa precisa fazer investimentos em tecnologia. Não importa o tamanho do seu negócio, planejar e montar a infraestrutura de TI é uma importante estratégia para não desperdiçar dinheiro e contar com a tecnologia mais adequada para crescer o seu negócio.

Existem, hoje, inúmeras soluções para a infraestrutura de TI corporativa, e a decisão de comprar ou alugar seus equipamentos deve ser tomada com consciência. Afinal, apesar de parecer que a compra é o melhor caminho para não “jogar dinheiro fora”, o aluguel pode representar economia, inovação e sustentabilidade.

comprar ou alugar infraestrutura de TI

Para te ajudar a entender os prós e contras de cada opção para adquirir seus equipamentos de TI, preparamos um material completo com informações e dicas para o momento de decidir entre comprar ou alugar. Aproveite!

Compra ou locação de equipamentos de TI?

Para avaliar se a melhor opção para o seu negócio é comprar ou alugar equipamentos de TI, é importante fazer os cálculos e estimar o custo de cada alternativa.

Esse cálculo pode ser feito analisando o TCO (Total Cost of Ownership), que determina uma base do custo do investimento a ser feito. É bom lembrar que o cálculo, no caso de compra, deve incluir todas as etapas da vida útil do bem, desde sua aquisição, logística, manutenção, atualização, até o descarte.

Comprar ou Alugar: TCO (Total Cost of Ownership)

É comum que, ao comparar, se considere erroneamente apenas o valor de compra do bem. Assim, a alternativa de locação parece ser mais custosa. No entanto, na prática, ela inclui custos de manutenção, gerenciamento, atualizações, entre outros gastos indiretos que, desconsiderados na comparação, podem apontar para uma falsa melhor opção.

O custo inicial de aquisição de um PC, por exemplo, é cerca de 25% do custo total do seu ciclo de vida. Ou seja, a escolha não pode ser feita comparando-se o preço de compra de um equipamento com a soma dos meses de contrato de sua locação. A conta deve ser feita considerando os custos ocultos e indiretos.

Nessa análise, consideramos dois tipos de gasto. A compra de ativos de TI é considerada uma Capex (capital expenditure), que nada mais é do que o investimento em bens de capital. Apesar de seus custos ocultos e indiretos serem classificados como Opex, o principal investimento costuma ser a aquisição do bem.

O custo inicial de aquisição de um PC, por exemplo, é cerca de 25% do custo total do seu ciclo de vida.

Do outro lado, a locação de equipamentos de tecnologia é uma Opex (operational expenditure), já que é qualificada como a contratação de um serviço. Operações desse tipo têm uma vantagem fiscal, podendo ser deduzidas inteiramente no ano em que são realizadas, enquanto a Capex é vinculada à depreciação do bem.

Substituir a Capex por Opex também contribui para a eficiência no gerenciamento das finanças da sua empresa. Sobretudo no cenário econômico incerto, é possível ter mais controle de fluxo de caixa, com despesas previsíveis e bem distribuídas.

Por fim, não é preciso optar por um formato único e exclusivo. É possível adotar uma infraestrutura de TI híbrida, com parte dos equipamentos próprios e parte terceirizada. A escolha, mais uma vez, depende da necessidade da sua empresa, de sua capacidade de investimento e da avaliação da melhor opção para cada caso.

Como saber o que vale mais a pena para a sua empresa?

As soluções em TI evoluem a cada dia e, para o mundo corporativo, acompanhar as inovações tecnológicas e aplicá-las em seu negócio é um diferencial de mercado. Ao mesmo tempo, as atualizações tecnológicas podem significar investimentos fora da realidade.

Somada à obsolescência tecnológica, a vida útil de equipamentos de TI é, em média, 3 anos. No entanto, a legislação de Imposto de Renda no Brasil determina o prazo de 5 anos de depreciação desse tipo de bem. Assim, sua troca antes desse prazo é evitada por grande parte das empresas.

O resultado dessa combinação de fatores, quando a empresa compra seus equipamentos de TI, é o uso de máquinas obsoletas, sobrecarregadas, que tornam os processos mais lentos e diminuem a produtividade dos profissionais.

Equipamentos de TI obsoletos tornam os processos mais lentos e diminuem a produtividade dos profissionais.

Para evitar esse cenário de lentidão, os gastos com atualização tecnológica seriam altíssimos para uma empresa apegada ao modelo de compra de equipamentos de TI. Para a grande maioria das empresas, essa não é uma realidade viável ou sequer almejada.

A alternativa para garantir o melhor dos dois mundos – avanço tecnológico e economia – é a contratação do outsourcing de TI. Com o serviço, é possível atender às demandas tecnológicas do seu negócio, garantir competitividade e produtividade em alta, sem abrir mão do controle financeiro.

O modelo de locação reduz os custos a longo prazo e melhora o controle do orçamento de TI. Ao mesmo tempo, uma boa parceria de TI oferece equipamentos sempre atualizados de acordo com a demanda do seu negócio, sem que você tenha que reinvestir em novos ativos com frequência.

O modelo de locação reduz os custos a longo prazo e melhora o controle do orçamento de TI.

Em relação a parte contábil da empresa, também é preciso considerar a mudança na legislação relativa ao IRFS 16, que entrou em vigor em janeiro de 2019. Com a mudança, a locação e arrendamentos de dispositivos, com prazo superior a doze meses ou acima de cinco mil dólares, são tratados como ativos da empresa, da mesma forma que a compra de equipamentos. Portanto, esses investimentos deverão constar também em seu balanço patrimonial, elevando a contabilização de seus lucros operacionais e seus indicadores de rentabilidade.

Além da melhor gestão de custos e da atualização, terceirizar sua infraestrutura de TI evita o acúmulo de equipamentos obsoletos ou sem uso no espaço físico da empresa. Afinal, a substituição dos dispositivos é feita pelo fornecedor, que dá o destino mais adequado para os equipamentos no fim de sua vida útil.

Outro ponto a ser considerado é a capacidade da sua empresa de manter um time de TI capacitado, disponível e especializado para a manutenção e suporte de toda a sua infraestrutura. Poucas são as empresas que têm essa possibilidade.

Na maioria das vezes, a empresa que opta pelo modelo de compra não consegue manter um suporte adequado para os usuários pelas limitações do próprio time. Em empresas com ambientes capilarizados, com colaboradores distribuídos em diversas regiões do país é algo ainda mais complexo. Essas restrições aumentam o tempo de espera para a solução de problemas, chegando a paralisar processos.

Comprar ou Alugar: Suporte e a manutenção da estrutura

Nesse caso, o serviço terceirizado apresenta mais uma vantagem. O suporte e a manutenção da estrutura alugada são garantidos pela equipe de especialistas do parceiro de TI, que atende de forma imediata, imprimindo agilidade e eficiência aos processos, evitando interrupções.

Enquanto isso, o time de TI da sua empresa pode se dedicar ao core business de forma mais estratégica. Isso possibilita que possam se dedicar ao desenvolvimento de inovações, encontrando as soluções para melhorar seus resultados de negócio.

Quais as vantagens do aluguel de equipamentos?

À primeira vista, pode parecer que ter um equipamento é mais vantajoso do que alugá-lo. No entanto, quando falamos de TI, o serviço terceirizado, também conhecido como outsourcing, combina uma diversidade de vantagens que vão além da posse do bem.

Além de todos os custos escondidos na compra de um equipamento, a terceirização da infraestrutura de TI simplifica as operações da sua empresa, transferindo a responsabilidade para a contratada. Com um SLA (service level agreement) estipulado em contrato, garante-se a qualidade do serviço acordado e a padronização dos equipamentos disponibilizados.

Entre as vantagens de um contrato de prestação de serviço de TI, estão:
Disponibilidade e agilidade de suporte;
Padronização e qualidade dos serviços;
Simplificação da operação, transparência e 	compliance;
Serviços gerenciados em detrimento do modelo de 	compra;
Flexibilidade no crescimento dos serviços;
Foco da equipe interna de TI no core business;
Processos simplificados de cobrança, suporte e aquisição de novos serviços;
Redução do tempo de parada;
Descarte adequado de equipamentos no fim de sua vida útil.

Por que o aluguel de equipamentos é mais vantajoso atualmente?

Além das vantagens apresentadas, alguns cenários atuais também corroboram para que o aluguel de equipamentos de TI seja mais favorável para sua empresa do que a compra.

A adoção do trabalho remoto devido à pandemia, por exemplo, foi facilitada em empresas que terceirizam sua infraestrutura de TI. Com adaptações imediatas no contrato, foi possível que as empresas atendessem às necessidades de seus profissionais e do negócio sem exigir um investimento de emergência, garantindo disponibilidade e segurança.

O aluguel de equipamentos evita que os equipamentos sejam subutilizados ou sobrecarregados, dimensionando o serviço disponível de acordo com a demanda da sua empresa

Da mesma forma, demandas imprevistas ou flutuantes, como projetos temporários, podem ser atendidas com agilidade e prontidão. Sem a necessidade de aquisição de novos ativos, a empresa pode contratar por demanda, por prazos determinados, evitando equipamentos ociosos ao final do projeto.

E por falar em ativos ociosos, o aluguel de equipamentos evita que os equipamentos sejam subutilizados ou sobrecarregados, dimensionando o serviço disponível de acordo com a demanda da sua empresa. Assim, os recursos de TI são mais bem aproveitados do início ao fim de sua vida útil.

Para que esse aproveitamento seja otimizado, seu fornecedor de TI também pode realizar a atualização tecnológica da empresa. Assim, mesmo sem fazer grandes investimentos frequentes para se atualizar, não será necessário prolongar a vida útil de seus equipamentos desatualizados, afetando na produtividade das equipes.

O aluguel dos equipamentos de TI pode incluir em contrato, ainda, diversos serviços para otimizar os processos da sua empresa, promover a inovação e transformação digital e ainda implementar uma TI mais sustentável.

O gerenciamento de ativos de TI é um desses serviços, que permite que seu fornecedor assuma o processo de rastrear os aspectos físicos, financeiros e contratuais do ativo. Dessa forma, sua empresa tem total controle do ativo, facilitando o rastreamento de final de contrato e o planejamento ou alteração do plano acordado.

Como escolher o melhor fornecedor de equipamentos de TI?

Mesmo considerando as reflexões acima, a locação de equipamentos de TI pode apresentar alguns desafios que devem ser levados em conta ao planejar a aquisição dos dispositivos tecnológicos para sua empresa.

Em geral, as principais preocupações das empresas ao escolher uma fornecedora estão relacionadas à qualidade e a possíveis falhas na entrega do serviço contratado. A falta de compromisso de um fornecedor de TI pode emperrar processos, atrasar entregas e criar vulnerabilidades na segurança dos seus dados.

Problemas de comunicação com a locadora e um serviço aquém da qualidade esperada também podem resultar em atrasos e paralisação de processos. Por isso, é importante que a seleção do fornecedor seja feita com cautela.

Comprar ou Alugar: SLA (Service Level Agreement) é um Acordo de Nível de Serviço

Confiança e credibilidade são essenciais para que a sua empresa encarregue um terceiro de sua infraestrutura de TI. Além disso, um SLA acordado e um contrato que ofereça garantias em caso de descumprimento do serviço acordado são fundamentais para evitar dores de cabeça.

Saber a necessidade da sua empresa de forma detalhada e planejada é o primeiro passo para fazer escolhas acertadas ao buscar um fornecedor. Assim, você já consegue estabelecer uma comunicação clara e assertiva desde o início com a locadora de equipamentos de TI.

Por isso, é interessante que a empresa planeje sua infraestrutura de TI como parte estratégica do negócio, considerando projetos de expansão e crescimento. Esse é o primeiro passo para saber suas reais necessidades de tecnologia, para então buscar uma parceria que possa atendê-las.

Essa parceria será mais bem-sucedida se a empresa escolhida para fornecer seus equipamentos de TI compartilhar valores e práticas em concordância com os da sua empresa. Se a sua empresa adota práticas de TI Verde, por exemplo, será importante buscar um fornecedor que tenha política semelhante e apresente soluções compatíveis com essas práticas.

Por fim, a escolha do melhor fornecedor de equipamentos de TI para a sua empresa é uma tarefa essencial para garantir o recebimento de um serviço de qualidade. É essa escolha, também, que resultará em um serviço que atenda às expectativas de custo e disponibilidade.

A Microcity oferece o PCaaS (PC as a Service) como solução para quem busca qualidade, confiança e parceria no modelo de Opex para a TI da sua empresa. A oferta inclui serviços adicionais à locação do equipamento, de acordo com a sua demanda.

O PCaaS da Microcity se adapta à escolha da sua empresa, quer você prefira comprar o PC, opte pelo aluguel do dispositivo com ou sem serviços, ou contrate apenas os serviços oferecidos. Assim, você não precisa se adequar a uma oferta imposta. É a necessidade da sua empresa que determina a solução proposta.

Conheça mais sobre a oferta de PCaaS e entenda como ela pode auxiliar no desenvolvimento do seu negócio. Fale com nossos consultores e saiba como a Microcity pode ajudar com soluções de TI para a sua empresa.

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