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Cloud Office: Como o escritório na nuvem permite um trabalho remoto mais eficiente quinta-feira, junho 17, 2021

O cloud office é um tipo de plataforma que reúne toda a estrutura necessária para o trabalho de forma remota, como e-mails, gestão de arquivos, calendário, entre outras aplicações. Essas ferramentas possibilitam que os usuários corporativos colaborem com sua equipe via nuvem com toda segurança necessária.

Entre as tendências para o mundo corporativo, as soluções de TI sempre trazem formas para reduzir o esforço humano, garantir processos mais seguros e íntegros, e aumentar a produtividade. A adoção do cloud office não é diferente.

O escritório virtual é visto hoje como uma maneira de garantir a mobilidade dos profissionais e reduzir custos com a estrutura física da empresa, sem prejudicar a interação e colaboração da equipe ou o rendimento do trabalho.

Em tempos de crescimento da adoção do trabalho remoto como modelo preferencial de regime de trabalho, o cloud office alinha as expectativas de liberdade e produtividade. E ainda possibilita um trabalho colaborativo síncrono, como se sua equipe estivesse presente na mesma sala.

Cloud Office: Como o escritório na nuvem permite um trabalho remoto mais eficiente

Para apresentar todas as informações sobre o escritório virtual, preparamos para você esse artigo completo, com dicas e recomendações para você adotar na sua empresa essa solução tecnológica.

O que é cloud office?

Quando falamos de um escritório virtual, nos referimos a toda a estrutura necessária para que o profissional desempenhe seu papel na empresa.

A ideia é que todas as ferramentas usadas para o trabalho estejam disponíveis “na nuvem”. Ou seja, no escritório virtual, os softwares não estão instalados diretamente no hardware do usuário, mas sim disponíveis por um acesso seguro e verificado.

O escritório virtual é a rotina diária de atividades na nuvem, consolidando uma plataforma de escritório baseada em nuvem, que normalmente inclui:

Emails;
Arquivos;
Calendários;
Tipos diversos de documentos;
Metadados relacionados;
Aplicações;
Permissões de usuário;
Estruturas compostas;
Componentes ligados.

Quais os benefícios do cloud office?

Mais do que permitir um acesso de qualquer lugar, o cloud office inspira conectividade, colaboração e maior sintonia da equipe, aliadas à mobilidade e satisfação de profissionais que entregam resultados melhores.

Dentre as vantagens de se adotar o cloud office, listamos algumas  mais impactantes:

Aumento da colaboratividade

As suítes de escritório virtual apresentam inúmeras possibilidades de trabalhar em um projeto de forma colaborativa com toda a equipe, estejam as pessoas onde estiverem. Você pode ter à disposição um repositório centralizado, editar e interagir com documentos e registros simultaneamente com múltiplos usuários, entre outras funcionalidades.

Sistemas de busca mais inteligentes

As ferramentas de digital workplace, por exemplo, permitem uma produção colaborativa, em tempo real, e significam uma oportunidade ímpar de ganhar agilidade nos processos e melhorar os resultados de negócio.

As suítes de cloud office mais usadas e bem absorvidas pelas empresas oferecem soluções inteligentes de busca e descoberta de dados, que possuem recursos mais avançados e de maior qualidade, quando comparados às soluções locais.

Quais os benefícios do cloud office?

Soluções de comunicação integradas

Um dos desafios de adaptação com a adoção do trabalho remoto é a escolha das ferramentas de comunicação. O uso de aplicativos paralelos ao padrão adotado pela empresa podem gerar brechas de segurança ou facilitar a perda de informações importantes em meio a tantos recursos diferentes.

Uma plataforma única de cloud office é capaz de oferecer os recursos necessários para obter a melhor experiência em reuniões, conferências e compartilhamento de informações. Uma ferramenta integrada facilita a rotina e centraliza os conteúdos relevantes para um fácil acesso.

Segurança facilitada

As suítes de escritório virtual incluem importantes recursos de segurança, como DLP, IRM, criptografia, autenticação de dois fatores, entre outras. Assim, a proteção dos dados da empresa é assegurada da melhor forma, sem sobrecarregar o setor de segurança da informação da empresa.

Qual a relação do escritório virtual com o trabalho rem3oto?

Desde que nos vimos obrigados a ficar em casa devido à pandemia mundial, muitas empresas têm adotado como definitivo o regime de trabalho remoto. Com evidentes bons resultados dessa opção, as organizações buscam agora as adaptações e inovações para consolidar essa cultura.

Para a empresa, essas mudanças significaram, entre outras vantagens, redução de gastos com a estrutura física, aumento de produtividade e aproveitamento de talentos sem barreiras geográficas. Para os profissionais, uma oportunidade de melhorar suas habilidades e adquirir mais destreza digital.

Com o home office, o que ainda existia de resistência à adesão a soluções de TI teve que ser superado. Barreira transposta, as pessoas têm agora a missão de otimizar sua rotina de trabalho remoto – e o escritório virtual oferece boas ferramentas para isso.

Qual a relação do escritório virtual com o trabalho remoto?

Assim, o cloud office deve ser visto, em relação ao trabalho remoto, como a ferramenta mais completa para proporcionar aos usuários a melhor experiência de trabalho. Uma boa suite possibilita que as pessoas produzam, interajam e entreguem o melhor resultado, mesmo estando em localidades diferentes.

Nos últimos anos, vimos a TI ganhar uma relevância cada vez maior para bons resultados de negócio. Se antes a tecnologia era vista com um papel de inovação e complementaridade, ela é hoje a coluna vertebral dos processos e operações.

Com a necessidade de romper barreiras geográficas e manter relações com clientes, fornecedores e equipe própria em diferentes partes do planeta, a TI consolida seu caráter estrutural no mundo corporativo.

As organizações que melhor conseguem se ajustar às novas tendências, adaptando e integrando sua cultura com as novas tecnologias, ditam as regras do mercado e saem na frente. O destaque acontece ao proporcionar uma melhor experiência ao cliente e ao ditar as melhores práticas do setor do negócio.

Quais são as principais ferramentas de cloud office?

Sem dúvidas, as suítes de escritório em nuvem mais utilizadas são o Google for Work e o Microsoft Office 365. Ambos contam com recursos que resolvem os principais problemas de segurança, comunicação, armazenagem e compartilhamento de arquivos, e produtividade que podem surgir na rotina de trabalho.

Dentre os principais recursos e aplicativos que podemos contar em cada uma das plataformas, existem opções de pacotes, de acordo com a necessidade da sua empresa. Assim, é possível aproveitar as vantagens de um escritório virtual mesmo em uma PME.

Microsoft 365

Dentre os recursos disponíveis pela Microsoft, listamos alguns dos mais populares, como:

Microsoft 365

Google GSuite

Assim como a suíte da Microsoft, a versão do Google possui recursos para as principais tarefas do escritório virtual:

Google GSuite

Qual a importância da segurança no cloud office?

Não é nenhum segredo que grandes poderes trazem também grandes responsabilidades. As múltiplas possibilidades apresentadas pela transformação digital geraram também a necessidade de inúmeras barreiras de segurança para proteger dados e usuários.

Como já mencionamos, as principais suítes de cloud office oferecem, junto às suas soluções, importantes recursos de segurança que visam a garantir a proteção dos dados que ali circulam. Mas como também sabemos, criminosos estão sempre buscando brechas de segurança e oportunidades de ataque.

Uma das camadas mais subestimadas, e que é a ponta mais frágil da segurança da informação, é a camada humana, ou seja, o usuário. O phishing e a engenharia social, por exemplo, são formas de ataque usando a fragilidade dessa camada.

O FBI estima que mais de 26 bilhões de dólares tenham sido perdidos nos últimos três anos pelo comprometimento de emails corporativos, uma das estratégias mais usadas de ataque cibernético. Por isso, não é possível deixar a segurança no cloud office a cargo apenas dos recursos da plataforma utilizada.

Ademais, dois outros aspectos da transformação digital nos apontam para a necessidade de um olhar atento à segurança. O primeiro foi a rápida – e não necessariamente segura – adaptação ao home office. Com uma transição às pressas, a segurança pode ter sido negligenciada em alguns aspectos e revisá-la para planejar os recursos adequadamente deve ser feito o mais rápido possível.

Conforme levantamento da Kaspersky, a migração para o modelo de home office promoveu um aumento de 330% em ataques usando sistemas de acesso remoto no Brasil.

Muitas empresas, ao transferir suas equipes para o trabalho remoto durante a pandemia, não tiveram tempo de planejar e escolher as opções mais adequadas, seguras e eficientes para suas necessidades. Por isso, o passo seguinte na transformação digital, agora sem tanta urgência, deve priorizar a segurança.

O segundo aspecto, também derivado de uma adaptação acelerada, é o uso de ferramentas não adaptadas para a rotina corporativa. Ao longo do período da pandemia de covid-19, já tivemos notícias da vulnerabilidade de aplicativos massivamente usados para chat, videochamadas e reuniões virtuais que podem comprometer os dados de uma empresa, causando sérios problemas.

Por fim, o aumento do trabalho remoto também significa um alerta para a segurança. Organizações que antes aplicavam medidas rigorosas de segurança perimetral agora têm que lidar com pessoas e dados espalhados por todo o mundo, mudando drasticamente a estratégia de atuação da segurança.

Como implantar o cloud office em sua empresa?

O processo de migração para um escritório virtual deve ser feito com planejamento e estratégia. Desde o projeto à execução da migração, podemos destacar algumas ações a serem consideradas como essenciais para o sucesso do processo:

Sobre a última consideração, vale uma ênfase. Os objetivos de transformação digital das empresas só pode ser atingido com a colaboração dos líderes responsáveis pela tecnologia, incentivando e construindo uma nova cultura organizacional.

A mudança parte da evolução dos profissionais, por meio da facilitação de novos modelos de trabalho e de novas oportunidades de desenvolvimento. De acordo com uma pesquisa do Instituto Gartner, a transformação que os gestores esperam nos talentos das empresas converge para o aumento da destreza digital.

O fomento a essa nova cultura perpassa por práticas como a integração de colaboradores de diferentes regiões, diferentes backgrounds e, inclusive, a coexistência geracional, uma vez que existem muitos profissionais no mercado que não são nativos digitais.

Somente com a integração das equipes à nova cultura digital first, é possível amadurecer e evoluir a transformação digital da empresa.

Por fim, é importante salientar que o cloud office só atinge o seu melhor desempenho se está aliado a uma infraestrutura adequada. Assim, contar com equipamentos de qualidade, atualizados e com especificações de acordo com a demanda é fundamental para que o escritório virtual tenha um desempenho eficiente.

Contar com equipamentos de qualidade, atualizados e com especificações de acordo com a demanda é fundamental para que o escritório virtual tenha um desempenho eficiente.

Os benefícios do cloud office só podem ser plenamente observados nos resultados da empresa quando aliados a hardwares compatíveis com a tecnologia utilizada. Por isso, contar com um fornecedor capaz de compreender a necessidade da sua equipe é essencial.

A melhor forma de garantir que a migração da sua empresa para o cloud office será feita da forma mais estratégica, segura e eficiente é contando com o apoio de profissionais especializados e experientes.

Um parceiro de TI capaz de oferecer soluções personalizadas e robustas para o trabalho remoto pode ajudar a sua empresa no processo de transformação digital. É possível ainda contar com serviços de gestão, monitoramento e suporte, onde quer que você ou sua equipe esteja no Brasil.

A Microcity oferece em suas soluções o Office 365 para que sua equipe tenha os melhores recursos profissionais à sua disposição. Conheça nossa a solução de Home Office as a Service e saiba como podemos ajudar a sua empresa a adotar de vez a cultura digital first e alcançar os melhores resultados.

Cloud Office: Como o escritório na nuvem permite um trabalho remoto mais eficiente
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