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Anywhere work: Como as operações em qualquer lugar estão transformando o modelo das empresas quinta-feira, julho 15, 2021

Anywhere office é o modelo de trabalho onde as pessoas podem fazer suas tarefas de qualquer lugar, como no escritório, em aeroportos, no coworking e, inclusive, no home office. Esta flexibilidade traz diversos benefícios tanto para a empresa quanto para os colaboradores, garantindo maior nível de eficiência nas atividades da organização.

Uma das consequências da transformação digital, que avança rapidamente, é a mobilidade. O conceito de operações em qualquer lugar ganha força no mundo corporativo e, principalmente entre a força de trabalho mais jovem, um escritório estático e uma rotina rígida deixam de fazer sentido.

A pandemia da Covid-19 certamente impulsionou um movimento que, antes de 2020, era visto ainda como uma tendência meio tímida. Com a necessidade de adotar o isolamento social, o home office foi adotado por empresas dos mais diversos setores de atuação.

Essa experiência forçada acabou por demonstrar para gestores e lideranças que o trabalho remoto pode ser uma opção não apenas viável, como mais produtiva e econômica. Agora, o conceito de home office já parece ultrapassado: não basta poder trabalhar de casa, o ideal é poder trabalhar de qualquer lugar.

Anywhere work: Como as operações em qualquer lugar estão transformando o modelo das empresas

Preparamos para você esse artigo sobre o anywhere operation, esse conceito que cresce no mundo dos negócios e que, cada vez mais consolidado, pode trazer inúmeros benefícios para a sua empresa e equipe.

Conheça mais sobre como funciona o anywhere work e descubra o que é preciso para que a sua empresa esteja preparada para o futuro dos negócios. E esse futuro é agora.

O que é anywhere work?

O conceito é simples de ser compreendido. Do inglês “trabalho em qualquer lugar”, a ideia de anywhere work é que o profissional possa executar suas funções e tarefas de qualquer lugar. O home office, que se popularizou nos últimos anos, é apenas uma das possibilidades do anywhere work.

Também conhecido como anywhere operation, ou operações em qualquer lugar, o modelo de anywhere work não envolve apenas a disponibilização de um laptop e internet para sua equipe. 

Para que esse novo conceito tenha sucesso, sua empresa deve adotar um novo modelo de negócio, uma nova cultura organizacional, na qual os processos digitais são compreendidos como estrutura do negócio, e não apenas como ferramenta.

Os processos digitais devem ser compreendidos como estrutura do negócio, e não apenas como ferramenta.

A maturidade digital da empresa é, certamente, um ponto fundamental para que o anywhere work funcione. Por isso, é comum que essa mudança organizacional seja liderada pelo CIO, que deve ter um mindset voltado para a inovação e para a melhoria da experiência do cliente.

Quais são os benefícios do modelo de operações em qualquer lugar?

A cultura flexível do anywhere work traz diversos benefícios tanto para a empresa quanto para as pessoas. Mesmo aqueles profissionais que preferem manter uma rotina de trabalho no escritório da empresa, em horário comercial, podem se beneficiar das operações em qualquer lugar.

Existem as pessoas que preferem se manter no escritório da empresa, seja para combinar com a rotina do restante da família, como o horário escolar dos filhos, seja por falta de um ambiente favorável para o trabalho em casa ou por qualquer outro motivo.

É importante lembrar, ao adotar o trabalho em qualquer lugar, que o escritório da empresa também é um lugar e pode ser usado por profissionais que assim preferem. No entanto, esse espaço pode ser reduzido e mais bem aproveitado, aumentando o conforto e a satisfação de quem permanece lá.

Menos stress e mais qualidade de vida

Horas perdidas no trânsito, o atraso para buscar os filhos na escola, falta de tempo para se exercitar, sonhos de viagens engavetados por tempo indeterminado. Essas são reclamações comuns de quem precisa cumprir um horário fixo no escritório da empresa.

Sob a perspectiva do anywhere work, no entanto, a flexibilidade permite escolher os melhores horários para se dedicar ao trabalho, organizando sua rotina da melhor forma para você. É possível trabalhar até mais tarde, se você produz melhor à noite, enquanto deixa a parte da manhã para se dedicar à família ou fazer exercícios físicos, por exemplo.

O estilo de vida do nômade digital também é um desejo de muitos profissionais, alcançável com o modelo de operações de qualquer lugar. Afinal, se você pode trabalhar de qualquer lugar, por que não variar esses lugares, conhecendo o mundo sem abrir mão de sua carreira profissional?

Menos stress e mais qualidade de vida

Todas essas possibilidades tendem a reduzir o stress das pessoas, que se sentem mais realizadas com a própria vida. Valorizar momentos de lazer e relaxamento contribui para um ambiente profissional mais produtivo e criativo.

Mais produtividade

A equação é simples. Profissionais mais felizes com sua vida, menos estressados e que se sentem valorizados e pertencentes à empresa, trabalham mais satisfeitos e tendem a produzir mais e melhor.

Por isso, a valorização da particularidade de cada profissional é tão importante. Ao impor a mesma rotina para todos, alguns não vão se adaptar. Ao flexibilizar, cada um passa a ser capaz de entregar o seu melhor, pois produz em seu melhor momento.

Redução de custos

Calcula-se que, depois do custo de pessoal, a manutenção de escritórios físicos é a maior despesa de um negócio, incluindo aluguel, impostos, energia elétrica, água, mobiliário, material de escritório, etc.

Com a adoção do anywhere work, é possível manter espaços bem mais reduzidos, apenas para ocasiões especiais ou poucos profissionais que ainda prefiram o escritório fixo. Mesmo que a empresa opte por custear espaços de co-working, essa modalidade também reduz os custos gerais da empresa.

Anywhere work: Redução de custos

Atração e retenção de talentos

Uma das razões para a atração de talentos é uma consequência óbvia da primeira vantagem apresentada neste tópico. Uma empresa que preza pela qualidade de vida de sua equipe e valoriza a individualidade de cada talento atrai pessoas talentosas e interessadas nesse modelo de trabalho flexível.

Além disso, a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar permite atrair para a sua empresa talentos de qualquer lugar, seja de outros estados ou até mesmo países. Ou seja, o processo de seleção passa a focar nas habilidades e competências, já que fronteiras geográficas não são mais limitantes.

Por fim, seu negócio já não corre o risco de perder um talento simplesmente porque o sonho da pessoa é morar na praia e todos os escritórios da empresa estão no interior do continente.

Anywhere work: Atração e retenção de talentos

Quais as mudanças necessárias para se adotar o anywhere work?

A adaptação para o trabalho de qualquer lugar passa por três eixos fundamentais do negócio: pessoas, processos e infraestrutura. Muitas dessas mudanças vão além da cultura organizacional e estão relacionadas aos hábitos da nossa sociedade e à visão de mundo das novas gerações.

Por isso, o primeiro passo em direção à revolução digital é colocar o foco do negócio no cliente. As mudanças necessárias na infraestrutura de TI da empresa, assim como nos processos, devem sempre ter como objetivo geral melhorar a experiência do cliente.

E aqui não falo apenas do cliente externo, aquele que compra seu produto ou serviço. É óbvio que ele deve ser o foco central de um negócio. Mas, na transformação das relações de trabalho para um novo paradigma de anywhere work, o cliente interno (sua equipe) é o foco central.

A geração millennial trouxe para a sociedade a valorização de conceitos como experiência, realização pessoal e equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Assim, flexibilidade, mobilidade e inspiração passaram a ser importantes no trabalho para se entregar mais produtividade.

E cabe às empresas se adaptarem à realidade digital, que é mais dinâmica, conectada e inovadora. Os negócios que compreendem e absorvem essa nova cultura se destacam em competitividade e, principalmente, em resultados.

Mas, afinal, quais são as mudanças nas pessoas, nos processos e na infraestrutura da empresa?

Pessoas

A adaptação para o anywhere work não acontece da noite para o dia, nem para a empresa, nem para as pessoas. Quem já está inserido em uma rotina rígida de trabalho em horário comercial, presencialmente no escritório, precisa também de um período de adaptação para a nova dinâmica mais flexível.

A mudança na cultura organizacional deve acontecer nos diversos níveis da empresa. Entre as equipes operacionais, é preciso compreender os novos processos, o foco na entrega de resultados em vez do tempo disponível, e as novas formas de comunicação entre a equipe e com sua liderança.

Para as lideranças, é importante absorver essa nova forma de gestão da equipe, compreender a dinâmica dos horários flexíveis e trabalhar na criação da confiança entre a equipe. O controle muda de foco, já que o importante não é necessariamente estar online por determinado tempo, mas entregar os resultados esperados.

Por fim, a gestão e a direção da empresa também devem adotar essa nova mentalidade, ajudando as lideranças na adaptação dos processos, abrindo espaço para soluções inovadoras e fortalecendo a confiança na equipe.

Colaboração no anywhere work

Processos

Mais uma vez, o importante não são os processos em si, mas os objetivos deles e a forma como eles são elaborados. Assim, as atividades da equipe devem fluir sem intercorrências e ruídos, onde quer que cada profissional esteja.

Por isso, podemos incluir no eixo de processos as ferramentas usadas para garantir a eficiência e a continuidade dos processos. As ferramentas de comunicação e de gestão de projetos, por exemplo, evoluíram muito nos últimos anos e são essenciais para manter a equipe em sintonia e alinhada aos objetivos e à cultura da empresa.

Levar em conta a flexibilidade de horários e a mobilidade da equipe ao se repensar os processos é essencial para que não haja apenas a transferência da rotina “engessada” do escritório para o ambiente virtual.

Dessa forma, a gestão de projetos assume novos formatos, as metodologias ágeis ganham destaque e mesmo o acompanhamento e avaliação da produtividade de cada profissional não apenas são feitos online, mas são elaborados a partir da nova perspectiva de operações em qualquer lugar.

É preciso repensar os processos e a cultura do negócio para que não haja apenas a transferência da rotina para o ambiente virtual

Por fim, os processos de segurança da informação devem receber uma atenção especial. Vinculados ao próximo tópico, de infraestrutura, os recursos para proteção de dados sob uma perspectiva anywhere work devem ser estruturados para garantir a segurança mesmo em uma conexão pública, por exemplo.

Infraestrutura

Com as adaptações feitas para adotar o home office durante a pandemia da Covid-19, a maioria das empresas já conseguiu adequar grande parte de sua infraestrutura para o trabalho remoto. No entanto, no caso da adoção do modelo de anywhere operation, não podemos pensar simplesmente em adaptar. É preciso replanejar.

A infraestrutura de TI planejada para o trabalho em qualquer lugar segue as mesmas diretrizes do conceito geral: mobilidade, flexibilidade, segurança e suporte. As empresas mais bem preparadas para o anywhere work conseguem prover para seus profissionais toda infraestrutura e suporte necessários em qualquer lugar.

Infraestrutura de trabalho para anywhere work

Ou seja, por trás da possibilidade de executar plenamente suas funções com um laptop e fones de ouvido seja de casa, de um café ou de uma praça pública, existe uma robusta infraestrutura de TI. Essa estrutura garante o acesso às informações apenas para a pessoa autorizada, assegurando a proteção dos dados da empresa, onde quer que você esteja.

Porém, é preciso ir além do fornecimento de ferramentas e equipamentos para o trabalho. No longo prazo, a empresa também precisará lidar com a dívida técnica referente à sustentabilidade dos ativos fora do ambiente corporativo. No caso de alguma dificuldade técnica, o reparo ou substituição do computador tem um maior custo logístico para empresa que geralmente não é considerado.

A empresa deve considerar em seu planejamento de infraestrutura para anywhere work todos os gastos de manutenção e reparos para garantir o bom funcionamento destes recursos. Além disso, é preciso colocar nesta equação o tempo de inatividade dos funcionários e como minimizar esse problema quando seu equipamento apresenta problemas e precisa ser consertado ou substituído.

Quais são os desafios para implementar o modelo de anywhere operation?

Como toda mudança cultural na empresa, a adoção do modelo de anywhere operation não é feita de uma hora para outra e pode encontrar resistências.

Para possíveis forças contrárias, o importante é contar com argumentos sólidos, baseados nos dados de negócios que já adotam esse modelo e obtém bons resultados, ditando as tendências. A construção de uma nova cultura acontece com a demonstração de que a novidade é positiva e trará benefícios a todos.

Por isso, mesmo equipes que, devido às suas funções, precisem permanecer fixas no escritório, devem compreender e absorver a ideia por trás desse modelo. De uma forma ou de outra, a mudança na cultura organizacional flexibiliza e melhora a rotina de quem permanece no escritório também.

É preciso fornecer aos profissionais a infraestrutura necessária para exercerem suas funções onde quer que estejam com o mesmo nível de produtividade e eficiência do seu escritório

Já no aspecto estrutural, um grande desafio é fornecer aos profissionais a infraestrutura necessária para exercerem suas funções, onde quer que estejam. Nesse aspecto, pode ser dispendioso e lento o processo de enviar com segurança equipamentos tecnológicos para outras cidades ou estados.

Além disso, é preciso considerar que equipamentos de TI precisam de manutenção e suporte técnico. Por isso, contar com um suporte remoto é fundamental para evitar o downtime e garantir o melhor desempenho dos equipamentos em qualquer lugar.

Para ambos desafios, contar com um parceiro de TI que possa oferecer as melhores soluções para o seu anywhere operation é essencial. Um fornecedor capaz de entregar e instalar sua infraestrutura de TI por todo o Brasil, além de disponibilizar suporte e manutenção quando e onde precisar.

Se interessou pelo modelo anywhere work para sua empresa? Conheça o serviço de Home Office as a Service da Microcity e saiba como podemos ajudar você a implantar essa nova cultura com sucesso no seu negócio.

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