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Como fazer o mapeamento de processos de TI e qual a importância para gestão?

Como fazer o mapeamento de processos de TI e qual a importância para gestão?

Para fazer o mapeamento dos processos de TI é necessário definir objetivos, identificar pontos de atenção, definir riscos e determinar indicadores de acompanhamento. Essa ferramenta auxilia na gestão estratégica do setor, contribuindo com a melhoria dos processos existentes, reduzindo custos, aumentando a eficiência e minimizando erros e riscos.

 

Toda empresa possui uma teia de processos, que ocorrem de forma simultânea cotidianamente. Conhecer e gerenciar esses processos é uma forma estratégica de otimizar o desempenho da empresa, e o mapeamento de processos é a ferramenta mais adequada para fazer isso.

Com a transformação digital, a TI vem assumindo, cada vez mais, um papel estratégico no desenvolvimento do negócio. Assim, o mapeamento dos processos de TI se torna uma prática estratégica e de grande relevância para todos os setores.

Para entender o que é o mapeamento de processos e qual é a sua relevância para a gestão de TI, acompanhe esse artigo até o fim e aprenda a fazer um mapeamento eficiente.

O que é mapeamento de processos de TI?

O mapeamento de processos cataloga todas as atividades, serviços e projetos da área de TI, documentando cada etapa detalhadamente. O resultado é um mapa onde é possível visualizar todos os eventos sequenciais que culminam em um determinado resultado.

O objetivo central do mapeamento é a melhoria dos processos existentes, reduzindo custos, aumentando a eficiência e minimizando erros e riscos. Como a TI permeia praticamente todos os setores de uma empresa, o mapeamento de processos de TI acaba por otimizar as tarefas das demais áreas e, consequentemente, os resultados de negócio.

Qual a importância do mapeamento dos processos?

O mapeamento dos processos de TI auxilia na governança da TI. Com ele, é possível otimizar os processos, reduzir gargalos e eliminar erros, o que resulta em melhorias para toda a teia de processos da empresa e maior satisfação do cliente.

Além desses objetivos gerais, outros benefícios são observados com a aplicação do mapeamento de processos de TI, como:

  • Aumento da transparência dos processos – permitindo que as equipes compreendam o funcionamento e a relevância de cada etapa para o negócio;
  • Otimização dos processos – com um mapa bem-feito, as oportunidades de melhorias são facilmente identificadas nos fluxos de trabalho, aumentando a eficiência dos processos;
  • Identificação de gargalos – por meio do mapeamento também é possível visualizar onde estão os gargalos nos processos e qual é a melhor forma de eliminá-los;
  • Redução de custos – a otimização dos processos e a eliminação de gargalos e riscos resulta na redução de custos e em processos mais ágeis que se tornam mais baratos;
  • Documentação – uma das etapas do mapeamento é documentar, auxiliando no treinamento das equipes, na manutenção do padrão de qualidade dos serviços e no monitoramento dos resultados.

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Como fazer um mapeamento de processos de TI?

O mapeamento pode ser feito acompanhando seis etapas principais, que norteiam o trabalho e garantem que nada será ignorado ou esquecido. Conheça essas etapas e saiba o que fazer em cada uma delas.

Defina os objetivos

O mapeamento de processos tem objetivos gerais que beneficiam todo o negócio. Além destes, existem objetivos específicos que devem ser almejados e estabelecidos para a própria área de TI, como:

  • Aumento na eficiência dos processos;
  • Redução no número de etapas para alcançar um mesmo resultado;
  • Transmissão de informação relevante para gestores;
  • Redução de riscos operacionais;
  • Redução de atrasos e retrabalhos;
  • Automatização de rotinas e tarefas etc.

Ainda que o mapeamento atinja indiretamente todos os pontos acima, estabelecer um objetivo principal é importante para que os envolvidos tenham uma visão clara de critérios e prioridades nas próximas etapas do mapeamento.

Identifique os inputs e outputs

Com os objetivos estabelecidos, é hora de identificar as entregas, conhecidas também como outputs ou saídas. Esses outputs podem ser palpáveis ou não e devem gerar valor na cadeia de trabalho, seja para o cliente interno ou externo. Esse cliente também deve ser identificado nessa etapa.

Já os inputs, também conhecidos como entradas, são todos os elementos assimilados ao longo do processo, sofrem algum tipo de transformação e são preparados para serem entregues ao cliente como outputs.

A identificação das entradas e saídas elucida os elementos necessários para o sucesso do processo, além de identificar os limites do processo, evitando a interferência do setor de TI em responsabilidades de outros setores.

Identifique as atividades e componentes

As atividades são as tarefas envolvidas no processo de transformação de um input em output. Os componentes, por sua vez, são os recursos necessários para que isso aconteça. Também é importante identificar pessoas responsáveis e fornecedores nesta etapa.

Essa identificação é fundamental para deixar claro no mapa o que deve acontecer para que o resultado desejado seja alcançado. Nessa etapa, também é possível identificar gargalos do processo, assim como pontos críticos e outras necessidades de mudança.

Defina os riscos

Especificar os riscos relacionados à infraestrutura de TI e aos dados movimentados durante o processo é importante para que, a partir desse detalhamento, um plano de contingência seja criado. Ações de prevenção e segurança também devem ser elaboradas, evitando incidentes.

Determine indicadores de desempenho

Para monitorar o desempenho das atividades e a necessidade de mudanças e melhorias, é importante estabelecer indicadores relevantes para o processo. O ideal é trabalhar com o menor número de indicadores possível, desde que nenhum número importante seja deixado de lado.

Métricas enxutas e objetivas são analisadas de maneira mais ágil e assertiva, e a gestão não perde tempo com indicadores de vaidade, que não levam a progresso. Esses indicadores registram um histórico da evolução do processo e facilitam a tomada de decisões e identificação de oportunidades de melhorias com base em dados.

Documente tudo

A documentação é imprescindível para que o mapeamento de processos de TI tenha resultados. Isso porque ela orienta o trabalho da gestão, perpetua os processos mesmo que haja trocas na equipe, e auxilia na tomada de decisões futuras.

A documentação deve ficar disponível não apenas para os gestores, mas para todas as pessoas envolvidas no processo. Assim, todos se mantêm atentos aos objetivos do processo, aos limites e responsabilidades, garantindo o padrão de qualidade das entregas.

Dessa forma, o mapeamento de processos de TI se torna uma referência, identificando e norteando o trabalho das equipes em meio à teia de processos que é formada em uma organização.

Para uma gestão ainda mais eficiente, é bom contar com parceiros especializados como a Microcity, que além de oferecer outsourcing de TI, alia soluções personalizadas de gestão para que a sua empresa consiga otimizar a infraestrutura de TI e obter os melhores resultados.

Se você gostou desse conteúdo, conheça a solução de PC as a Service da Microcity e saiba como podemos ajudar a sua empresa no mapeamento de processos de TI e na obtenção dos melhores resultados de negócio.

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