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Como adotar o home office na sua empresa?

Como adotar o home office na sua empresa?

Para implementar o home office na sua empresa é preciso oferecer todas as condições necessárias para que o colaborador possa fazer seu trabalho. É preciso se preocupar ainda com a segurança de dados fora do seu ambiente para evitar ameaças e riscos ao negócio.

 

A pandemia de covid-19 forçou muitas empresas a adotar temporariamente o home office. Com medidas provisórias e emergenciais, profissionais de diversos setores passaram a trabalhar de casa com melhora na produtividade e na entrega de resultados. Agora há uma tendência de se adotar definitivamente o trabalho remoto.

Os resultados positivos do home office podem ser creditados a várias razões. O melhor aproveitamento do tempo sem deslocamento para o escritório, o foco na produtividade ao invés das horas trabalhadas e o corte de custos são alguns dos motivadores para o home office como padrão para muitos profissionais. 

Com resultados gerais positivos, a adoção do trabalho remoto definitivo também envolve alguns desafios. 

Com a retomada das atividades ao final da pandemia, as lideranças devem avaliar a volta – ou não – de suas equipes ao escritório. Se a sua empresa também está pensando em adotar o trabalho remoto como regime oficial de trabalho, trouxemos para você considerações para realizar essa mudança de forma segura e estável.

O que é o home office?

O home office se refere ao modelo de trabalho onde o colaborador tem a liberdade de trabalhar de casa. Desta forma, o profissional atua como se estivesse alocado na empresa através da infraestrutura instalada em outro ambiente.

Apesar do nome vincular o espaço de trabalho ao ambiente doméstico, é possível que este profissional esteja atuando em coworkings ou espaços públicos como cafés, hotéis, aeroportos, entre outros.

Essa tendência já vinha em crescente no Brasil com a inserção da tecnologia nas empresas, mas se acelerou com a necessidade de isolamento social ocasionada pela pandemia de coronavírus. Porém é preciso destacar: o home office emergencial feito no momento de isolamento não é igual ao trabalho remoto definitivo. 

O modelo de home office tem diversas regras segundo à legislação brasileira que as empresas precisam se adequar.

Como funciona a política de trabalho remoto?

Para possibilitar a adoção emergencial do home office durante a pandemia, o governo federal emitiu a MP 927, que viabilizou a flexibilização de leis trabalhistas para que, entre outras coisas, o home office estivesse dentro da lei.

No pós-pandemia, essas medidas temporárias deixam de ter validade e os contratos de trabalho devem ser adaptados às leis trabalhistas caso o trabalho remoto se torne definitivo.

Algumas questões trabalhistas implicadas nessa mudança estão relacionadas ao controle de jornada, horas extras, disponibilidade de recursos para executar suas funções e até medicina do trabalho. Por isso, a adequação deve ser feita em conjunto com o Jurídico e o RH.

Como fazer a gestão de pessoas em home office definitivo?

Além do aspecto legal, o modelo de gestão de RH, acompanhamento e controle da equipe também mudou. Os softwares de gestão de pessoas estão cada vez mais completos e fáceis de se aplicar, seja qual for o tamanho da sua equipe.

Outros aspectos estão mudando a nível comportamental. A valorização da produtividade em detrimento das horas trabalhadas, por exemplo. Em vez de se preocupar com o tempo trabalhado, lideranças acompanham metas atingidas e entrega de tarefas, valorizando produtividade e resultados.

Para garantir que os processos e a comunicação das equipes tenham a mesma fluidez dos espaços compartilhados, algumas ferramentas passaram a ser essenciais nesta nova era do home office.

Para além dos recursos de gestão de RH, controle de ponto e acompanhamento de produtividade, voltados principalmente para as lideranças, estamos falando também dos softwares que facilitam a comunicação, o compartilhamento do que cada um da equipe está fazendo e a solução de dúvidas. Afinal, seus pares já não estão na mesa ao lado ou a um cafezinho de distância.

O estabelecimento de um canal único de comunicação também é importante para manter equipes integradas e informadas. O padrão mantém informações e decisões reunidas em um só lugar, além de evitar ruídos e mal-entendidos.

Assim, programas de videoconferência como Zoom e Skype, de gerenciamento de projetos como Trello e Taskworld e de comunicação como Slack e Microsoft Teams se tornaram essenciais para garantir a comunicação sem obstáculos entre a equipe, além do acompanhamento fácil de tarefas e projetos por todos.

Como garantir a produtividade da equipe em home office?

Durante o isolamento social, a saúde física e mental das equipes em home office foi outro desafio enfrentado.

Aumento do sedentarismo, escritórios improvisados sem ergonomia, preocupação com o emprego, sua saúde e de familiares, o afastamento social e a falta de barreira entre vida pessoal e trabalho afetaram profissionais ao longo da pandemia. Os níveis de stress, ansiedade e os casos de burnout aumentaram.

Com o fim do isolamento social, algumas dessas questões serão amenizadas. No entanto, ao adotar um regime permanente de trabalho remoto, é importante proporcionar condições de trabalho adequadas.

Para o home office, muitas empresas estão fornecendo, além de computadores e dispositivos eletrônicos, mobiliário adequado para o escritório.

Outra adaptação para o trabalho remoto pode ser a substituição de benefícios. O valor do vale-transporte, que deixou de ser usado para deslocamento, pode se tornar um auxílio de luz e internet, por exemplo.

Para as interações sociais, equipes têm adotado mini reuniões online para descontração. Aqueles cinco minutos na cafeteria dão lugar ao cafezinho de casa em videochamada, mantendo as conversas com os colegas sobre o jogo de ontem ou o novo álbum daquela banda.

Ou seja, não basta que sua equipe continue a trabalhar de casa. É preciso que a cultura organizacional seja reinventada para que todos se sintam pertencentes e motivados. Afinal, profissionais saudáveis e satisfeitos têm melhor desempenho, talentos são retidos e os resultados melhoram.

O que a empresa precisa fornecer para o home office?

Com o crescimento da adoção do trabalho remoto por empresas dos mais diversos setores, os gerentes de TI têm uma missão fundamental nas mãos: organizar uma infraestrutura de home office que garanta os mesmos ou melhores resultados do que o trabalho no escritório.

Para que os resultados atingidos pela equipe em home office sejam compatíveis com o esperado, é preciso garantir que todas as necessidades básicas para que o trabalho seja realizado sejam atendidas. E isso quer dizer uma infraestrutura de TI impecável.

A começar com o óbvio, qualquer profissional que vá trabalhar de casa precisa ter à disposição todo equipamento necessário para desempenhar suas funções. Isso inclui laptops, fones de ouvido, câmeras, além de softwares, permissões de acesso remoto e meios de se manter em contato com o restante do time.

Ademais, a infraestrutura que permite que as pessoas tenham acesso aos dados necessários com segurança também deve funcionar plenamente. Cloud computing é um dos recursos básicos para permitir o acesso das pessoas aos dados. Mas nem só de nuvem se faz um escritório virtual.

A conexão também deve suportar o aumento do tráfego. A rede interna da sua empresa deve estar preparada para não ser sobrecarregada com o aumento de acessos remotos. O congestionamento da rede pode impedir o acesso aos dados, dificultar a comunicação das equipes e atrasar entregas.

Como garantir a Segurança da Informação no trabalho remoto?

A adaptação para o home office durante a pandemia foi feita às pressas, muitas vezes sem a adoção de importantes medidas de segurança de dados. Com a saída do escritório, muitas pessoas passaram a usar conexões inseguras e seus computadores pessoais para o trabalho.

Com esse movimento, aumentaram também os registros de ataques e invasões a sistemas, com hackers vendo uma oportunidade nessa brecha de segurança. Por isso, para que a sua empresa adote o trabalho remoto definitivo, é preciso que a infraestrutura e a segurança de TI sejam bem estruturadas.

A começar pelos equipamentos fornecidos, que devem dispor dos recursos de segurança mais adequados para sua demanda. Além de controles de acessos, senhas e licenças, criptografia de dados e demais recursos para garantir uma rede segura.

É importante lembrar que, com o fim da pandemia e a adoção do trabalho remoto permanente, as pessoas não precisarão, necessariamente, trabalhar de casa. Coworkings, restaurantes, cafés, hotéis, aeroportos e até mesmo praças são opções de local de trabalho.

Essa autonomia significa exposição a redes não protegidas e possivelmente inseguras. Por isso, propiciar uma rede interna segura, que minimize os riscos, é tão importante.

A conexão usada pela sua empresa deve ser revista para garantir o acesso e, principalmente, a segurança dos dados. Uma VPN é essencial para uma conexão segura, mas também é preciso configurar os firewalls para os acessos externos, além de considerar outras ferramentas de criptografia, mascaramento, políticas de acesso, licenças e segurança de senhas.

Além da infraestrutura de TI, é preciso instruir e capacitar todos os usuários dessas tecnologias. As lideranças de TI devem se preocupar com o treinamento de todas as pessoas que estão em home office. 

É bom lembrar que nem todo mundo que trabalha em home office é da área da TI. Será normal que haja dúvidas sobre como acessar a VPN, como trabalhar em rede e quais passos seguir no caso de suspeita de alguma falha na segurança da informação.

Capacitar profissionais que adotam o home office com conhecimentos básicos sobre segurança de TI é uma boa prática para evitar problemas e diminuir a ocorrência de erros técnicos.

A equipe de TI deve ser responsável por sanar as dúvidas das pessoas que adotam o trabalho remoto e educá-las sobre a importância de seguir protocolos de segurança, evitar comportamentos de risco e reportar falhas.

É comum que profissionais que não são da TI, trabalhando remotamente, não deem a devida importância aos protocolos de segurança da informação. A cultura de segurança deve ser fortalecida, enfatizando os riscos de comportamentos aparentemente inofensivos.

Como montar a infraestrutura de TI para home office?

Em gestão de negócios, há duas categorias para investimento em infraestrutura. O Capex (do inglês Capital Expenditure), é a contabilização de investimentos em bens, como imóveis, ferramentas, maquinário, veículos, hardware e softwares.

Os investimentos em Capex são normalmente usados para novos projetos que visam aumentar o escopo da organização e ampliar as possibilidades do planejamento estratégico da empresa. São pensados a longo prazo e requerem um investimento maior de capital de uma só vez.

A outra categoria de investimento é o Opex (Operational Expenditure), que inclui os gastos operacionais da empresa, como aluguel, energia, água, manutenção, terceirização de serviços, mão de obra e contratações de serviços.

No caso da infraestrutura de TI, por exemplo, a contratação do outsourcing é contabilizada como Opex e tende a diluir os custos da disponibilização do recurso ao longo do tempo, reduzindo o montante investido de uma só vez.

Essa é uma das razões para que, até o final de 2020, 60% das organizações em todo o mundo adotem a tendência de Opex-First, de acordo com um levantamento realizado pelo instituto Gartner. Esse número é de 30% hoje, indicando uma previsão de 100% de aumento.

Essa tendência prevê a adesão ao outsourcing como preferência, em detrimento da aquisição da infraestrutura de TI. Além da redução de custos, a garantia de suporte oportuno e de qualidade é mais um atrativo desse modelo de investimento. Uma boa combinação para implementar a infraestrutura adequada para home office que o seu negócio precisa.

Como será o home office no futuro?

A urgência em adotar o home office como medida preventiva abriu portas e derrubou preconceitos à força. Muitas organizações que sequer cogitavam a possibilidade, às vezes por acreditar que sua atividade não permitia, perceberam que o modelo de trabalho remoto pode ser benéfico tanto para a qualidade de vida de sua equipe quanto para seus resultados de negócio.

Assim, vemos agora um movimento de aprendizado de como esse modelo pode ser incorporado como cultura organizacional. As empresas que se preparam para o futuro vêm encontrando as melhores maneiras para vencer os desafios dessa modalidade.

Só que a tendência do trabalho remoto não significa o fim dos escritórios, mas a modificação do modelo que conhecemos hoje. As razões para manter um escritório montado variam em cada segmento. No entanto, as estações de trabalho devem se distanciar, criando ambientes mais arejados e menos densos.

Com essa nova configuração, é possível fazer um rodízio de profissionais presentes e em home office, sem que seja necessário aumentar o tamanho do escritório, por exemplo, já que aumentar o espaço entre estações de trabalho significa diminuir o número de mesas disponíveis.

Para aqueles que adotam o trabalho remoto definitivo, ainda pode ser uma opção manter ambientes funcionais, seja para treinamentos, suporte ou outras demandas pontuais que possam surgir.

A adoção definitiva do home office passa também pela reestruturação do seu modelo de negócio e pela forma como as relações de trabalho são encaradas. Por isso, é um processo a longo prazo. Ainda assim, a experiência forçada pelo coronavírus foi o empurrão necessário para muitas lideranças perceberem que é possível, viável e recomendável.

Gostou desse conteúdo? Aproveite para conhecer mais como implementar uma infraestrutura de home office na sua empresa. Conheça a solução de Home Office as a Service da Microcity.

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