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Como fazer a gestão remota via web da sua equipe?

Como fazer a gestão remota via web da sua equipe?

A estruturação da gestão remota da equipe de colaboradores garante a continuidade da operação com ganhos positivos para sua produtividade. A implementação de tecnologias neste processo de acompanhamento possibilita maior colaboração da equipe, independente do local onde estejam trabalhando.

 

Com a pandemia da covid-19, que afeta o mundo inteiro desde março deste ano, as empresas, de forma geral, foram obrigadas a conviver com uma realidade desafiadora, mas que com o tempo foi se mostrando importante para a evolução dos negócios.

Aprender a conviver com a gestão remota via web das equipes tem sido um processo de adaptação e aprendizado, especialmente para as empresas que não estavam acostumadas com um modelo mais flexível de trabalho, como no caso do home office.

No entanto, com a disponibilidade e mais acesso a tecnologias que facilitam a gestão, a comunicação e os demais processos e controles necessários, essa adaptação tem se dado de forma mais facilitada para os gestores e colaboradores.   

Neste artigo, o Tangerino – controle de ponto digital apresenta algumas dicas para que sua empresa consiga realizar uma gestão remota via web de forma mais estratégica, trazendo benefícios para a empresa e funcionários, sem perder a produtividade e realizando uma boa gestão de desempenho das equipes.  

A pandemia da covid-19 e a gestão remota via web 

Uma das principais certezas trazidas pela pandemia da covid-19 é que muitas empresas nem pensavam em adotar o modelo remoto de trabalho. A maioria sequer estava preparada para enfrentar esse desafio, especialmente por conta da falta de estrutura com tecnologia e capacidade de gestão remota via web. 

No entanto, e mesmo com a urgência e as incertezas, a situação apresentou para muitos negócios a possibilidade de tornarem o modelo remoto de trabalho algo comum, com retornos positivos para a empresa e para o funcionário.

Mesmo com todos os desafios impostos pela falta de planejamento e até de estrutura, a resposta a essa mudança foi, de forma geral, positiva.

Agora, passados alguns meses na rotina de trabalho remoto e com o home office vindo para ficar em muitas organizações, certas ações precisam ser adotadas como hábito, passando a fazer parte de uma rotina previamente estabelecida.

Dicas para realizar uma boa gestão remota via web

Realizar uma boa gestão remota via web é a junção de vários fatores, como planejamento, comunicação clara, constante e ágil, utilização de tecnologia, com ferramentas e softwares modernos, além do olhar especial para a saúde mental dos colaboradores e o engajamento das pessoas, especialmente por estarem trabalhando à distância. 

Planeje os processos

A rotina urgente de home office foi imposta às empresas pela pandemia, o que causou insegurança e problemas para muitos negócios, especialmente aqueles que sequer imaginavam viver essa rotina remota. 

Porém, passado o imediatismo da situação de calamidade em saúde pública, as empresas podem e devem agora se preparar melhor. Não apenas para enfrentar situações urgentes, como a pandemia, mas também avaliarem a possibilidade de adoção do modelo remoto de forma estratégica. 

Assim, é muito importante rever processos que antes eram feitos, exclusivamente, no ambiente físico, avaliar a aquisição de novas tecnologias que podem facilitar a gestão e a comunicação e também trabalhar melhor a comunicação com os funcionários, que, sem dúvidas, é um dos principais desafios. 

Invista mais na comunicação a distância

Não apenas na pandemia, mas, em todas as situações, conseguir manter uma comunicação interna clara e rápida é um desafio constante para as organizações. 

Com o trabalho a distância, e mesmo contando com ferramentas de home office que tornam a comunicação possível, os gestores precisam ter em mente que as pessoas são diferentes e entendem, cada um a seu modo, as mensagens passadas.

Para manter uma comunicação eficaz, algumas dicas são:

  • mantenha uma rotina de reuniões semanais ou a cada poucos dias para ouvir a equipe e passar informações importantes;
  • estabeleça um processo e regras de comunicação de forma que ninguém fique sem resposta ou que tenha o retorno mais rápido possível;
  • mantenha o gestor sempre disponível para a equipe ou, caso seja possível, nomeie um outro profissional que possa dar um suporte na ausência dele;
  • defina uma ferramenta de comunicação que será a oficial da equipe para que todos se comuniquem por ela e concentram lá as demandas.

Essas são algumas dicas que podem facilitar a comunicação da equipe que trabalha distante e que podem contribuir para reduzir os problemas do trabalho remoto.

Defina e divulgue, ostensivamente, os novos processos e regras

Regras e processos bem definidos, orientados de forma clara, fazem com que as chances de erros e problemas causados por falta de informação diminua muito.

A dica é, dentro da ideia do planejamento, criar uma espécie de cartilha/manual do trabalho remoto, com algumas dicas, por exemplo:

  • se for o caso, definição dos horários de trabalho e horários em que todos estarão disponíveis, remotamente, para atender demandas ou solucionar problemas;
  • principais condutas relacionadas ao trabalho em si, como processos e fluxos, e como lidar em caso de alguma situação inesperada ou fora da rotina;
  • estabeleça as regras do home office e deixe bem claras as metas e cronogramas de tarefas, especialmente se for a primeira vez que a empresa estiver adotando esse modelo de trabalho.

Incentive o aumento da produtividade com dicas e orientações

A realidade do trabalho remoto pode ser uma novidade para muitos funcionários, por isso, a empresa pode oferecer dicas e orientações para que os colaboradores não fiquem acomodados por estarem em casa e distantes da presença dos gestores. Alguns exemplos são:

  • dicas para organização do espaço de trabalho que tenha como características principais o silêncio e a redução das interrupções por parte de outros moradores da casa;
  • reforçar e incentivar a importância da manutenção de uma rotina com horário bem definido de trabalho, com pausas regulares para lanche e descanso, ou até mesmo a quantidade de horas suficientes para manter a produtividade em alta;
  • oferecer dicas e processos para trabalhar a concentração e também a ergonomia, a fim de evitar problemas de saúde. 

Envolva a tecnologia em todos os processos

Sem dúvidas, a tecnologia foi o fator decisivo para que as empresas conseguissem se adaptar e fazer uma boa gestão remota via web. 

Como mencionado acima, algumas dicas também tornam esse modelo de trabalho ainda mais interessante para as empresas, por isso, contar com ferramentas e softwares já disponíveis no mercado é decisivo para os negócios que estão vivendo essa realidade. Veja alguns exemplos:

Ferramentas de comunicação

Os aplicativos de mensagens podem ser utilizados para manter conversas individuais e em grupo, melhorando a comunicação com sua equipe. Em geral permitem a troca de arquivos, fotos e documentos, recursos muito importantes para a rotina do trabalho. Pensando na segurança das informações corporativas, o ideal é evitar serviços vinculados a contas ou dispositivos pessoais dos colaboradores.

Além das ferramentas de troca de mensagens, a empresa precisa incluir no seu dia a dia as videoconferências, especialmente durante as reuniões semanais. É uma maneira  de aproximar as equipes que estão longe, fisicamente, humanizando os encontros à distância.

Como opções, as empresas podem contar com os famosos Zoom, Microsoft Teams, aplicação mais utilizada no segmento corporativo, e o Google Meet, que permite a integração com outros serviços da Google, por exemplo, a agenda, o que facilita na marcação dos compromissos. 

Ferramentas de gestão e controle de tarefas

Fazer a gestão e o controle do andamento do trabalho das equipes também é um desafio, em se tratando do teletrabalho, porém, existem ferramentas que facilitam muito essa rotina.

É o caso do Trello, por exemplo, que ajuda as equipes a organizarem as demandas e separar, por colunas, aquelas que ainda não foram feitas, as que precisam de alteração e aquelas que já foram entregues e aprovadas.

Com isso, o gestor tem uma visão geral de como anda o dia a dia da equipe, podendo cobrar aquilo que está atrasado, se for o caso. 

Controle de ponto online

Um dos processos de gestão que também passou por uma adaptação, no contexto do trabalho remoto, foi o controle de jornada dos funcionários. A marcação do ponto torna-se importante para que o setor de Recursos Humanos faça o controle de entrada e saída de funcionários e, assim, consiga fazer o cálculo das horas trabalhadas e fechar a folha de pagamento e outras variáveis como horas extras e banco de horas.

No contexto do trabalho remoto, as empresas têm a possibilidade de contar com um aplicativo de controle de ponto, que tem um papel estratégico para a empresa, para além de sua função básica.

Isso porque, com o acesso digital da marcação do ponto, é possível que os gestores avaliem a produtividade dos colaboradores, a partir da análise da razão entre as tarefas realizadas e o tempo gasto de trabalho.

Com essas informações, o gestor consegue entender se um setor está sobrecarregado ou se precisa de apoio ou até mesmo se há funcionários trabalhando e produzindo mais que outros.

Fazer uma boa gestão remota via web é associar um correto planejamento e uso das tecnologias disponíveis à gestão de pessoas durante o isolamento social. Assim, passado o imediatismo trazido pela pandemia da covid-19 é o momento das empresas aproveitarem o melhor que o trabalho remoto pode oferecer aos negócios.

 

*Este artigo foi produzido pela equipe da Tangerino

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