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Conheça os principais erros que devem ser evitados na Gestão de Projetos de TI

Conheça os principais erros que devem ser evitados na Gestão de Projetos de TI

A gestão de projetos de TI organiza as demandas do setor, otimizando processos e conferindo mais agilidade. Porém, determinados problemas na operação não permitem que este departamento exerça todo seu potencial para o crescimento do negócio.

 

A área de TI é provavelmente o setor de uma empresa que mais passa por transformações. Isso se deve ao fato de que, naturalmente, ela está sempre em constante atualização devido ao enorme número de informações que são geradas e recebidas e do rápido desenvolvimento tecnológico em que vivemos. Logo, é um setor que necessita de muita atenção e planejamento.

Para isso, ter uma Gestão de Projetos de TI é importante, mas é essencial que ela seja eficiente e assertiva – o que não quer dizer que falhas não possam ocorrer, mas devem ser evitadas ao máximo. Claro que em meio a tantos processos e demandas, elas inevitavelmente aparecerão, entretanto há diversas maneiras de impedir isso.

Para que serve a gestão de projetos de TI?

Antes de tudo, entender o que é uma gestão de projetos é o primeiro passo.

Esse gerenciamento tem como objetivo identificar e adequar os requisitos e as expectativas em torno de um projeto que virá ainda ser desenvolvido, ou seja, esse gerenciamento reúne dados e a realidade da empresa para saber se é viável ou não entregar o trabalho nos prazos solicitados.

Essa gestão também analisa os gastos que a empresa terá nesse desenvolvimento, bem como os riscos e oportunidades que o projeto pode dar tanto para a organização, quanto para o cliente.

Com base nessa premissa, a gestão de projetos de TI pode ser dividida em algumas etapas onde esses objetivos ficam mais claros. Esse processo é chamado de “Ciclo de vida do gerenciamento de projetos de TI” e ele é dividido da seguinte forma:

Iniciação

Como o próprio nome já diz, nessa etapa é dado o “start” necessário do projeto de TI. Nesse momento, os gestores responsáveis precisam definir o escopo, sua autorização ou até mesmo as etapas que se darão para realizá-lo.

Planejamento

Nesta etapa, são definidas as estratégias para chegar aos objetivos já pré-definidos anteriormente. Essa fase mostra o poder de transformação do setor de TI, que precisará estar sempre alinhado com as atualizações tecnológicas que citamos anteriormente.

Quanto mais automatizadas forem as estratégias, mais o projeto tem chances de dar certo.

Execução

Ao definir as estratégias e obter a definição do escopo do projeto de TI, os gestores podem iniciar sua execução, realizando a integração entre todos os colaboradores responsáveis com as estratégias e recursos disponíveis para a sua realização.

Monitoramento

Mesmo que o planejamento dos projetos de TI seja executado sem grandes problemas, a gestão do setor precisa estar atenta durante todo o andamento do projeto.

Realizar esse monitoramento e controle significa estar analisando também todos os indicadores para que se possa fazer um rastreamento de erros ou processos que não deveriam existir.

Esse controle garante uma maior liberdade de tomada de decisão, caso seja necessário uma mudança das estratégias antes definidas para esse projeto.

Encerramento

Na última etapa do ciclo, os responsáveis pelo seu desenvolvimento dão o aval final para a entrega dos produtos ou serviços que foram produzidos pela equipe, iniciando o relacionamento com o consumidor final.

Atualmente, o setor de gestão de projetos de TI é o responsável pela automatização e atualização de diversos sistemas utilizados por várias empresas, o que faz com que esse gerenciamento seja ainda mais importante de ser implementado.

Os principais erros

Agora, é hora de conferir alguns dos principais erros que devem ser evitados em seu gerenciamento de projetos de TI.

Não ter um planejamento organizado

Esse com certeza é o principal e mais grave erro que deve ser evitado. Ter um planejamento detalhado de tudo o que é preciso ser realizado é essencial. A última coisa que se deseja é chegar ao meio de um projeto e perceber que algo foi esquecido. A melhor maneira de evitar isso é estar bem organizado.

Criar uma lista de tarefas, anotando todas as ações a serem realizadas, sejam elas grandes ou pequenas, e estabelecer os prazos de quando uma atividade precisa começar, terminar e quanto tempo espera-se que ela demore para ser realizada é indispensável.

Outsourcing e TI precisam fazer parte do planejamento da sua empresa

Deixar de definir prioridades

Elencar prioridades durante a execução da gestão é essencial para evitar que imprevistos ou atrasos prejudiquem a qualidade do material que está sendo produzido. Dessa maneira, o gestor prioriza as demandas mais urgentes e que se mostram críticas para o processo.

É interessante que os colaboradores realizem também um novo cronograma, onde essas determinações precisam estar claras para que não haja um desentendimento das informações.

Evitar compartilhar os processos e informações com toda a equipe

A ideia de hierarquia do organograma da organização está mais que ultrapassada. Hoje, sabe-se que a gestão colaborativa nos projetos de TI fazem toda a diferença no resultado final.

Ademais, a área de TI não trabalha isolada em um projeto. Além de administrar sua equipe, é necessário também ter comunicação com outras áreas da organização, gerenciar stakeholders e clientes.

Aplicar a gestão colaborativa também permite que o time possa se organizar com antecedência para atender a demanda, estabelecendo assim uma rede de colaboradores que conseguem monitorar os processos mesmo sem a presença do gestor.

Delegar tarefas de maneira equivocada ou além das habilidades da time

Identificar todas as habilidades da equipe e se informar sobre os recursos que estão disponíveis é essencial para evitar que esse erro aconteça.

Eficiência máxima faz qualquer time trabalhar melhor e, grande parte dessa competência resume-se a saber os limites do seu time e escolher bem quem irá fazer o quê em cada etapa do projeto. 

Durante o gerenciamento, existirão tarefas que diversas pessoas poderiam fazer. Entretanto, é preciso avaliar no que cada membro é bom e, também, o que gosta/deseja fazer para que a definição de tarefas seja feita de maneira assertiva. Desta forma, você consegue delegar a tarefa certa para a pessoa certa – alguém que é bom em uma task que lhe foi bem atribuída a cumprirá muito mais rápido e eficientemente do que alguém sem as devidas condições. 

Achar que fazer a gestão de riscos não é tão importante

A gestão de riscos é uma etapa que precisa estar presente em todas as empresas, especialmente nas que lidam com Tecnologia da Informação.

Conhecer os riscos e saber como reagir a eles quando necessário faz com que os setores não percam tempo lidando com falhas e processos que prejudicam a execução dos projetos.

Assim, esse gerenciamento precisa aparecer ainda durante o planejamento estratégico. Esse cuidado faz os dados ali contidos serem executados com total segurança, além de oferecer respostas mais rápidas para os gestores, auxiliando-os nas tomadas de decisões e podendo minimizar impactos negativos a quase zero.

Não utilizar uma boa ferramenta para gestão

Contar com uma boa tecnologia para o gerenciamento de projetos de TI é algo mais que essencial, mas muitas vezes esquecido ou postergado por diversas empresas.

Saber escolher um bom sistema, prático e efetivo, permite que a gestão seja ainda mais eficaz. Uma ferramenta que seja integrada e permita que seja possível consultar todas as etapas e processos envolvidos facilitará o trabalho de todos, auxiliando no desenvolvimento dos projetos e crescimento do negócio.

 

*Este artigo foi produzido pela equipe da Proj4me, empresa responsável por uma ferramenta SaaS para gerenciamento de projetos e equipes. Conheça nosso sistema e descubra como ter uma gestão de projetos na sua empresa de TI ainda mais prática e eficiente.

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