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Gestão de custos em TI: Como identificar se sua empresa gasta mais do que deveria em TI?

Gestão de custos em TI: Como identificar se sua empresa gasta mais do que deveria em TI?

A gestão de custos em TI permite a empresa encontrar o equilíbrio entre a performance necessária e a utilização do seu orçamento. Também devem inclusos neste cálculo os valores com implementação, treinamentos, monitoramento, suporte e segurança da infraestrutura tecnológica.

 

Os investimentos em tecnologia são necessários para a evolução contínua das empresas. A previsão para os próximos anos é que estes recursos estejam cada vez mais inseridos dentro dos processos das organizações, com novas aplicações e funções para otimizar o trabalho e elevar a sua produtividade.

Essa evolução constante dos investimentos ao longo do tempo é um desafio dos gestores que precisam manter sua empresa sempre acompanhando as inovações e dentro da sua realidade financeira. Por isso, a gestão de custos de TI é uma parte cada vez mais importante do trabalho dos líderes de tecnologia das organizações. 

Este artigo chama a atenção para a importância do investimento inteligente na sua empresa. Continue sua leitura para entender como manter uma infraestrutura com um custo-benefício adequado à realidade e às necessidades da sua empresa.

Como saber se os custos de TI estão elevados?

Um setor de tecnologia não deve ser visto como um custo para a empresa por conta de seus valores, mas como um investimento estratégico. 

A TI é um setor importante e que contribui com toda eficiência operacional da empresa. Os colaboradores são mais eficientes quando têm computadores mais velozes e muitas atividades podem ser automatizadas com auxílio de ferramentas tecnológicas.

Uma TI eficiente precisa ter um equilíbrio entre a necessidade operacional da empresa e a busca por soluções e inovações dentro da sua previsão financeira. 

Os problemas ocorrem quando o setor não consegue entregar a eficiência necessária aos colaboradores. Seja com equipamentos defasados ou excessivos custos de manutenção. Desta forma, ele está representando um problema para a continuidade do negócio e gerando redução da sua rentabilidade.

Além disso, todo investimento financeiro em tecnologia deve ser planejado de acordo com a possibilidade de retorno operacional para a organização. A gestão de custos deve existir desde a implantação da infraestrutura interna de TI, passando pela operação da tecnologia e pela análise constante de possíveis soluções que possam contribuir com a eficiência operacional do setor.

Infelizmente, muitas empresas ainda lidam com uma gestão de custos incipiente. Diante de tudo isso, confira as nossas dicas para analisar se os custos da sua infraestrutura de TI estão altos ou não.

Compreenda o que é gestão de custos de TI

Gerenciamento de custos em TI implica pensar no negócio. Por isso, extrapola a simples análise financeira e inclui políticas de gastos, otimização de recursos e retorno sobre o investimento.

Isso passa, obviamente, pelo planejamento estratégico do negócio. Por isso, o gestor de TI precisa alinhar os objetivos da infraestrutura de TI aos objetivos de crescimento da empresa.

Faça uma auditoria de uso

Entre os objetivos da tecnologia em uma empresa, podemos destacar a otimização de recursos, suporte simplificado, proteção de dados, eficiência na entrega, aumento útil dos equipamentos e agilidade das soluções. 

Verifique se há o uso eficiente das tecnologias da empresa. Por meio da auditoria de TI, é possível catalogar boas práticas de uso e refinar processos, hardwares e softwares. 

Essa etapa é tão importante que deve se tornar rotina em seu negócio. A partir dela, a gestão de TI também consegue ser preditiva, pois descobre falhas, gargalos, pode identificar fraudes e agir urgentemente para reduzir as intercorrências que impactam em seus custos.

Identifique a necessidade de infraestrutura de TI da sua empresa

A necessidade de infraestrutura de TI varia por segmento, serviço e tamanho da empresa, assim como por prazo de atendimento, normas técnicas, capacidade técnica, entre diversos outros fatores. 

Portanto, faça o levantamento das variáveis da sua empresa para que a infraestrutura de TI possa atendê-la. Grande parte das empresas apostam em começar pelo básico na hora de implementar a TI. Com o passar do tempo, os suprimentos são repostos sem planejamento. 

Caso, em seu levantamento, essas variáveis não estejam sendo correspondidas, vale rever o que deixou de ser básico e o que se tornou essencial para garantir conectividade, segurança e eficiência da operação do seu negócio.

Calcule os custos diretos e indiretos da TI

Calcule o valor total da mão de obra destinada a gerir, monitorar, fazer manutenção e demais serviços com a tecnologia. Analise, também, os custos com compra de equipamentos e de softwares, seja minucioso. 

Não se esqueça dos custos indiretos como impostos, alocação de espaço, gasto com contabilidade, serviços administrativos, logística e assim por diante. E por fim, compare este valor com o retorno sobre o investimento que essa tecnologia proveu para sua empresa.

Com esses dados em mãos, você pode calcular o retorno sobre investimento (ROI) em tecnologia na sua empresa. Basicamente, o ROI é calculado desta forma: retorno ou ganho obtido – investimento inicial / investimento inicial. Multiplique o resultado dessa fórmula por 100 e obtenha um resultado em porcentagem.

Outsourcing e TI precisam fazer parte do planejamento da sua empresa

Como fazer a gestão de custos de TI?

A gestão de custos em TI é um desafio diário dos gestores que têm que lidar com a necessidade de reduzir despesas sem perder a qualidade do serviço prestado e o desempenho operacional. Mas essa não é uma tarefa fácil. 

Desenvolvimento de novos produtos e inovações na prestação de serviços só é possível quando se tem disponível o que há de mais novo no mercado. Por isso, o investimento em tecnologia não pode ser deixado de lado.

É preciso investir constantemente em infraestrutura, profissionais especializados, equipamentos e soluções novas para a organização se manter atualizada, o que pode pesar no orçamento. 

Se sua empresa almeja uma infraestrutura progressivamente planejada, foque em soluções simplificadas e urgentes. Seguem abaixo dicas de como fazer a partir de agora para evitar altos custos de TI em seu negócio.

Faça previsões anuais de investimento

Trabalhe com planejamento. Estruture anualmente os custos necessários para aquisição ou locação de equipamentos e aplicações, para realizar manutenção, entre outros. Cuide para que todos os custos sejam previstos e compartilhados com o staff da empresa. Você pode lançar mão de métricas para que todos acompanhem a performance da infraestrutura.

Uma boa prática para esta previsão orçamentária na gestão de custos de TI é dividi-la entre gastos com investimentos e gastos operacionais. A visualização do orçamento fica simples, mas objetiva.

Conte com um plano de governança em TI

A governança em TI é um acordo realizado com todos os times da empresa para garantir o bom uso da tecnologia. Ela contempla normas sobre gestão de ferramentas, recursos e soluções de TI e devem estar alinhadas aos objetivos do negócio.

O principal objetivo de uma governança é o compartilhamento do conhecimento sobre a infraestrutura de tecnologia, a fim de assegurar que os processos da empresa tenham total disponibilidade. Dessa forma, é possível garantir uma utilização mais inteligente e eficiente dos ativos tecnológicos da empresa.

Monitore os custos mensalmente

O monitoramento é uma parte fundamental da gestão de custos em projetos de TI. Quando os custos mensais superam os valores planejados para o seu investimento é sinal de que alguma coisa está errada. 

Dessa forma é possível medir o que está saindo do orçamento e, principalmente, o porquê. Com essas informações a TI pode se ajustar e se alinhar à necessidade do negócio. 

É possível realizar este monitoramento de TI com ferramentas online ou a partir de planilhas simples, na qual todos os custos estejam elencados. Este processo de gestão de custos deve considerar ainda o monitoramento de uso de equipamentos, a fim de evitar indisponibilidade.

Identifique falhas operacionais

A gestão de custos em TI precisa sempre considerar os prejuízos, em função das falhas operacionais. Estas são algumas das principais justificativas para os custos elevados com tecnologia. 

As falhas da tecnologia não podem ser tratadas como um problema menor, pois atrasam projetos, desmotivam funcionários, reduzem a produtividade, influenciam negativamente na qualidade do atendimento ao cliente e, por conseguinte, interferem no volume de receita e no crescimento da empresa. 

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Opte por tecnologias que otimizam processos 

Busque por tecnologias modernas e inovadoras. Um novo equipamento ou aplicação eficiente é aquele que contribui com o desenvolvimento das atividades operacionais da empresa melhorando a produtividade dos colaboradores.

Ao realizar a gestão de custos de TI é preciso considerar o impacto produtivo e de rentabilidade que a inserção deste recurso terá mediante o seu custo de aquisição e manutenção. Vale a pena analisar sempre também a relação de custo e produtividade destes equipamentos na comparação com outras tecnologias e soluções similares que sua empresa tem à sua disposição.

Considere o outsourcing de TI

O outsourcing de TI é uma alternativa para empresas que necessitam de tecnologias constantemente atualizadas. Este modelo de aquisição de ativos contribui com a redução de custos operacionais e um planejamento mais inteligente dos seus investimentos.

Na gestão de custos de TI, o outsourcing permite às empresas mais flexibilidade, podendo ampliar o seu parque computacional de acordo com a demanda da empresa. E a sua camada de serviços garante mais disponibilidade, permitindo menos pausas por problemas técnicos e o desenvolvimento de sua produtividade e rentabilidade.

Como a terceirização ajuda na gestão de custos em TI?

Inovação é importante e precisa ser pensada de maneira integrada e completa na gestão de custos de TI. Não basta apenas adquirir softwares ou equipamentos novos, é preciso instalar, gerenciar, fazer a manutenção, expandir a infraestrutura e muitas outras ações que podem dificultar que os processos sejam plenamente implementados.

Para que a inovação não se torne um obstáculo para o crescimento do negócio, a terceirização de TI é uma alternativa. O outsourcing garante vários benefícios que vão ajudar a sua empresa na controle controle de custos:

Pagamento por uso

Evita gastos desnecessários, uma vez que apenas aquilo que é de fato utilizado pelo negócio é cobrado. Possibilita ou aumento e a redução do parque computacional de acordo com a demanda e à necessidade da empresa.

Profissionais especializados

Equipe treinada para realizar todo o processo de terceirização com expertise na prestação de serviços. Suporte e manutenção dos equipamentos com agilidade, garantindo a continuidade da operação.

Equipamento de ponta

Acesso ao que há de mais novo no mercado sem ser necessário comprar os aparelhos. Inserção de tecnologias inovadoras na organização com um custo de aquisição inicial reduzido para sua implementação.

Previsão de falhas

Levantamento de riscos para evitar prejuízos ao negócio e não haver gastos desnecessários. Acompanhamento e monitoramento da utilização dos equipamentos, evitando desperdícios nos investimentos da organização.

Foco no negócio

Com o outsourcing de TI, os colaboradores do setor podem focar mais no core business contribuindo com o desempenho de suas atividades e o desenvolvimento de inovações na prestação de serviços da empresa.

Melhoria no processo de trabalho

A expertise do parceiro de outsourcing aprimora os fluxos de trabalho em toda a empresa, permitindo distribuir os recursos de tecnologia com mais inteligência de acordo com a necessidade de cada setor da empresa.

Melhoria no atendimento ao cliente

Com o aprimoramento de todos os processos internos, o suporte aos clientes ganham em qualidade com mais agilidade e eficiência. A empresa ainda tem mais recursos para inovar em sua experiência de atendimento e oferecer um melhor serviço.

Segurança

Ao implementar os recursos que são referência no mercado e manter atualizações regulares dos seus dispositivos, todas as atividades podem ser realizadas com mais segurança, assegurando a proteção de dados.

 

Gostou deste artigo? Ter planejamento e manter um acompanhamento constante dos seus equipamentos faz parte de uma rotina de gestão de custos de TI. A partir deste acompanhamento é possível ter mais controle financeiro sobre o que acontece no setor e garantir o desenvolvimento da sua empresa a partir de novas soluções.

O Outsourcing de TI da Microcity oferece competitividade à sua empresa com economia na gestão de custos em TI em todos os setores. Conheça o PC as a Service e saiba como podemos contribuir para um investimento mais inteligente em tecnologia na sua organização.

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