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Como fazer a gestão da jornada de trabalho em home office?

Como fazer a gestão da jornada de trabalho em home office?

A tecnologia permite que os gestores tenham mais recursos para realizar a gestão da jornada de trabalho de seus colaboradores. Com a implementação dessas ferramentas e a oferta da infraestrutura necessária é possível que a empresa tenha alta performance independente de onde sua equipe esteja instalada.

 

Desde março deste ano, o mundo todo foi afetado pela pandemia da Covid-19 em todos os aspectos e setores sociais e econômicos. No contexto das empresas, muitas precisaram se ajustar às pressas para manterem-se funcionando e, ao mesmo tempo, preservando a saúde dos colaboradores.

Para muitos negócios, o home office tornou-se a única alternativa. Neste cenário inúmeros desafios surgiram, muitos deles já superados, mas a pandemia ainda inspira cuidados por parte das empresas e muitas ainda seguem trabalhando remotamente.

Passados meses, as organizações precisam investir em planejamento e em práticas de gestão de pessoas durante o isolamento que mantenham o home office como um modelo de trabalho realmente eficaz e que atenda as necessidades das empresas e funcionários.

Para ajudar a sua empresa a se organizar e realizar uma boa gestão da jornada de trabalho em home office, o Tangerino – controle de ponto digital preparou neste artigo algumas orientações e dicas de ferramentas que podem facilitar e tornar o trabalho do colaborador que está de casa muito mais produtivo. Confira!

O home office mostrou-se positivo para empresas e colaboradores

Muitas empresas, especialmente no Brasil, sequer imaginavam que um dia precisariam colocar a maioria da equipe, ou até mesmo a equipe toda, trabalhando remotamente

O início desse processo foi feito emergencialmente, sem muito preparo e planejamento mas, de maneira geral, passados mais de seis meses desde o começo da pandemia, as avaliações têm sido positivas, mostrando que essa modalidade veio para ficar em muitas organizações.

Exemplo disso é uma pesquisa realizada pela Workana, uma plataforma que conecta freelancers a empresas. De acordo com o estudo, 96,7% dos profissionais respondentes afirmaram que a possibilidade do home office será um diferencial para que eles queiram trabalhar na empresa.

Sem dúvidas, algumas vantagens contribuíram para esse retorno positivo, especialmente em se tratando da flexibilidade, o fato de não ser necessário o deslocamento até o trabalho e lidar com os desafios de trânsito e transporte, além de fatores relacionados à saúde mental e produtividade dos funcionários.

Mas, do ponto de vista da empresa, alguns fatores precisam ser organizados e colocados em prática, especialmente relacionados ao controle de horas trabalhadas, que precisa ser feito de maneira consistente para uma boa gestão da jornada de trabalho

Isso porque muitas empresas migraram para o home office pela primeira vez e, por isso, a tolerância para inconsistências no controle de ponto talvez pudesse ser maior nos meses iniciais, porém agora é importante que haja coerência.

Prejuízos de um espelho de ponto ineficiente ou com erros

O espelho de ponto é um relatório produzido, mensalmente, pelo Departamento Pessoal ou RH das empresas. Ele tem valor judicial e, basicamente, apresenta a jornada de trabalho dos funcionários, mostrando os horários de entrada e saída da empresa e para almoço.

Com ele, a empresa consegue fazer a gestão da jornada de trabalho de cada funcionário, avaliando aspectos como faltas, horas extras e atrasos, para realizar o pagamento do salário e benefícios e possíveis descontos, se necessário. Além disso, com essas informações, a empresa consegue se embasar para tomar decisões estratégicas relacionadas à produtividade.

Esse relatório precisa ser feito de forma eficiente e sem erros no espelho de ponto, caso contrário, alguns problemas podem surgir para a empresa, tomando tempo e até mesmo afetando a parte financeira. Veja alguns exemplos: 

  • erros nos cálculos dos descontos, quando o funcionário falta sem justificativa ou chega atrasado;
  • a empresa não consegue ter controle sobre as horas de trabalho reais dos funcionários, deixando de pagar o colaborador quando há banco de horas e também não realizando os descontos, em caso de absenteísmo;
  • realização de pagamentos e acréscimos de salário com horas extras de forma equivocada;
  • podem surgir diversos problemas jurídicos trabalhistas, pois o funcionário pode alegar que está cumprindo horas extras sem receber e a empresa não terá como comprovar o contrário;
  • em casos de necessidade de provar na justiça o não cumprimento da jornada de trabalho correta, a empresa fica desprovida dos dados;
  • faltam informações fundamentais que auxiliam a empresa a tomar decisões estratégicas, principalmente relacionadas ao desempenho e à produtividade da equipe, o que está diretamente relacionado ao controle de jornada.

Dicas para manter a produtividade alta

Após o período de adaptação e entendimento de quais dos pontos fortes e fracos da experiência remota, a empresa deve contar com ações e estratégias que mesmo sendo aplicadas à distância, garantem o engajamento e o aumento da produtividade por parte dos funcionários, tornando a gestão da jornada de trabalho mais eficiente:

Mantenha a comunicação constante

A nova rotina, sem dúvidas, passou uma sensação de insegurança e de falta de rumo, especialmente no início da pandemia.

Mas as empresas devem apostar em uma comunicação diária com os colaboradores, estando à disposição para tirar dúvidas, resolver problemas e também manter o contato rotineiro que é comum na modalidade presencial.

A comunicação eficaz é premissa para a condução correta dos processos à distância.

Defina bem os processos e regras

Com regras e processos expressos de forma clara, as chances do bom funcionamento dos fluxos é maior. 

Crie um manual que oriente as equipes com relação aos processos, ordem de prioridades, contatos e formas de envios de demandas e tarefas. Além de dar diretrizes sobre demandas urgentes.    

Dê dicas práticas para aumentar a produtividade

A empresa pode e deve investir em dicas e orientações para que os funcionários não se acomodem pelo fato de estarem em casa, longe da supervisão dos gestores.

Como exemplo: 

  • organização de um espaço de trabalho silencioso e reservado;
  • manter uma rotina com horário fixo de trabalho ou quantidade de horas suficientes para um dia produtivo;
  • dicas de ergonomia e saúde;
  • estratégias para concentração.

Conte com ferramentas e com uso da tecnologia

Para colocar em prática as dicas acima citadas, o uso de softwares e ferramentas é fundamental. 

Por exemplo, tecnologias que permitam a troca de mensagens e reuniões via videoconferência, os aplicativos de gestão que permitam o controle e a entrega das tarefas e também outras questões importantes para a empresa, como o controle de ponto, que pode ser realizado mesmo com funcionários à distância.

Controle de ponto com uso de tecnologia 

Hoje a tecnologia permite realizar a gestão da jornada de trabalho de forma mais ágil e eficaz. O mercado de trabalho exige um equilíbrio entre a flexibilidade e o controle das tarefas e do tempo gasto para que os funcionários as realizem.

Quando se fala em controle da jornada de trabalho, contar com ferramentas que auxiliem nesse importante processo de gestão é ter mais garantia da precisão dos dados, segurança da informação e agilidade: tanto na marcação do ponto em si quanto no acesso às informações e relatórios, por parte dos gestores.

O controle de ponto por aplicativo, por exemplo, oferece diversas vantagens para a empresa e o colaborador, de forma que não é preciso que ele esteja na sede para registrar o ponto, já que a tecnologia permite que o funcionário o faça de onde estiver, por meio de um aplicativo instalado em seu tablet ou smartphone, por exemplo.

Além disso, mesmo atuando remotamente e com base em um contrato por entrega de tarefas, sem uma jornada fixa de trabalho, a empresa consegue acompanhar e avaliar o quanto esse funcionário está sendo ou não produtivo. 

Assim, o uso da tecnologia na gestão da jornada de trabalho é uma forma segura da empresa tornar seus processos modernos e com a agilidade necessária para atender às necessidades do mercado, permitindo ao funcionário ter mais flexibilidade, sem deixar de entregar resultados e produtividade.

 

*Este artigo foi produzido pela equipe da Tangerino

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