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Como saber se a sua empresa gasta mais do que deveria em TI?

Como saber se a sua empresa gasta mais do que deveria em TI?

Os investimentos no setor de TI são necessários, por isso, a sua implementação é indiscutível para os negócios. Não é à toa que a previsão para os próximos anos é de crescimento contínuo. Segundo pesquisa do Gartner, os gastos mundiais em TI devem aumentar 3,7% em 2020; enquanto no Brasil o crescimento previsto é de 2,5% em comparação a 2019.

A propósito, o Data Center é um dos responsáveis por esse impulsionamento, aliado à corrida pela conformidade regulatória da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) do Brasil – aproveite e confira aqui o nosso webinar sobre como aplicar a lei em seu negócio.

A competitividade dos mercados leva as empresas a buscarem, cada vez mais, eficiência nas áreas e com a infraestrutura de TI não seria diferente. Mas e quando essa conta não fecha e os gastos com TI se tornam altos e interferem no crescimento de uma organização?

Este artigo chama a atenção para a importância do investimento inteligente na sua empresa. Afinal, é fato que todos os setores da empresa estão interessados no custo-benefício da infraestrutura de TI.

E é aí que vocês, CEOs, C-Levels, gerentes e técnicos de TI, entram não só para justificar os custos da TI como para avaliar quando um investimento pode ser reestruturado. 

E não estamos falando sobre cortes de funcionários, decisão desesperada em uma revisão de orçamento. É necessário lançar mão de estudo de custos de TI a fim de saber até que ponto manter uma infraestrutura completa de TI é onerosa e quando outras opções, como outsourcing, podem ser mais vantajosas. Confira!

Como saber se minha empresa gasta muito em TI

Como descobrimos acima, a necessidade de investimento em infraestrutura de TI só cresce. Por isso, é essencial que haja um controle sobre os custos em TI a fim de não comprometer o desempenho de sua operação.

Isso significa que o controle deve existir desde a implantação da infraestrutura interna de TI. Ele passa ainda pela  operação da tecnologia e pela possível terceirização de uma empresa.

Infelizmente, muitas empresas ainda lidam com um controle incipiente graças à ausência de habilidades financeiras dos gerentes de TI; assim como por causa da descentralização das operações de tecnologia – serviços e produtos de TI fragmentados nos setores.

Não podemos esquecer também que a constante expansão da TI nos negócios pode impactar no financeiro, uma vez que isso significa aquisição de novos produtos e serviços.

Diante de tudo isso, confira as nossas dicas para analisar se os custos da sua infraestrutura de TI estão altos ou não.

5 passos para saber se o custo da TI é alto

  1. Compreenda o que é gerenciamento de custos

Gerenciamento de TI implica pensar no negócio. Por isso, a gestão de custos extrapola a simples análise financeira e inclui políticas de gastos, otimização de recursos e retorno sobre o investimento.

Isso passa, obviamente, pelo planejamento estratégico do negócio. Por isso, o gestor de TI precisa alinhar os objetivos da infraestrutura de TI aos objetivos de crescimento da empresa.

  1. Faça uma auditoria de uso

Não durma no ponto e verifique se há uso eficiente das tecnologias da empresa. Por meio da auditoria de TI, é possível catalogar boas práticas de uso e refinar processos, hardwares e softwares. 

Essa etapa é tão importante que deve se tornar rotina em seu negócio. A partir dela, a gestão de TI também consegue ser preditiva, pois, descobre falhas, gargalos, pode identificar fraudes e agir urgentemente para reduzir as intercorrências.

  1. Qual a necessidade da sua empresa?

A necessidade de infraestrutura de TI varia por segmento, serviço, tamanho da empresa, assim como por prazo de atendimento, normas técnicas, capacidade técnica etc. 

Portanto, faça levantamento das variáveis da sua empresa para que a infraestrutura de TI possa atender. Grande parte das empresas aposta em começar pelo básico na hora de implementar a TI. Com o passar do tempo, os suprimentos são repostos sem planejamento. 

Caso em seu levantamento, essas variáveis não estejam sendo correspondidas, vale rever o que deixou de ser básico e o que se tornou essencial para garantir conectividade, segurança e eficiência.

  1. Identifique quais os benefícios da infraestrutura de TI hoje

Entre os objetivos da tecnologia em uma empresa, podemos destacar a otimização de recursos, suporte simplificado, proteção de dados, eficiência na entrega, aumento útil dos equipamentos e agilidade das soluções. 

Crie métricas para avaliar e potencializar cada benefício. Tangibilizar te ajuda a responder imediatamente sobre o quanto a infraestrutura está entregando ou deixando de entregar. 

  1. Calcule os custos diretos e indiretos da TI

Calcule o valor total da mão de obra destinada a gerir, monitorar, fazer manutenção e demais serviços com a tecnologia. Calcule também os custos com compra de equipamentos, de softwares, seja minucioso. Não se esqueça dos custos indiretos, como impostos, alocação de espaço, gasto com contabilidade, serviços administrativos, logística e assim por diante. E calcule, ainda, o lucro que essa tecnologia proveu para sua empresa.

Com esses dados em mãos, você pode calcular o retorno sobre investimento (ROI) em tecnologia na sua empresa. Basicamente, o ROI é calculado desta forma: retorno ou ganho obtido – investimento inicial / investimento inicial. Multiplique o resultado dessa fórmula por 100 e obtenha um resultado em porcentagem.

5 soluções para altos custos de TI

Agora que você já analisou os custos de TI e almeja uma infraestrutura progressivamente planejada, foque em soluções simplificadas e urgentes. Seguem dicas de como fazer a partir de agora para evitar altos custos de TI em seu negócio.

  1. Faça previsões anuais de investimento

Trabalhe com planejamento. Apresente anualmente os custos necessários para aquisição ou locação de equipamentos, programas, para realizar manutenção. Cuide para que todos os custos sejam previstos e compartilhados com o staff da empresa. Você pode lançar mão de métricas para que todos acompanhem a performance da infraestrutura.

Uma dica para fazer essa previsão orçamentária anual de forma inteligente é dividi-la entre: gastos com gerenciamento/investimento e gastos operacionais. A visualização do orçamento fica simples, mas objetiva.

  1. Conte com um plano de governança em TI

Isso mesmo: TI também pode contar com um plano de governança. De forma resumida, a governança em TI é um acordo realizado com todos os times da empresa para garantir bom uso da tecnologia. Por isso, ela contempla normas sobre gestão de ferramentas, recursos e soluções de TI. Mas detalhes: essas normas precisam estar alinhadas ao objetivo organizacional do negócio.

O principal objetivo de uma governança é o compartilhamento do conhecimento sobre a infraestrutura de tecnologia a fim de assegurar que os processos da empresa tenham total disponibilidade.

  1. Monitore os custos mensalmente

Se deu para perceber, este artigo propõe um acompanhamento contínuo do gerenciamento de TI. Entendemos o planejamento e o monitoramento como peças indissociáveis para o perfeito funcionamento de um projeto de TI.

Ao monitorar os custos mensais – a partir de métricas definidas lá no planejamento – a gestão fica alinhada à necessidade do negócio. Com o monitoramento, é possível medir o que está saindo do orçamento e, principalmente, o porquê. 

É possível realizar isso com ferramentas online de monitoramento ou com planilhas simples, onde todos os custos estejam elencados.

Observação: o monitoramento de custos deve acompanhar o monitoramento de uso de equipamentos, a fim de evitar indisponibilidade.

  1. Identifique falhas operacionais

Os prejuízos em função das falhas operacionais são algumas das principais justificativas para os altos custos de TI. E uma das suas causas é a falta de monitoramento tal qual indicamos no tópico acima. 

As falhas da tecnologia não podem ser tratadas como “menor dos problemas”, pois: atrasam projetos, desmotivam funcionários, reduz a produtividade, influenciam negativamente na qualidade do atendimento ao cliente e, por conseguinte, interferem no volume de receita e no crescimento da empresa. 

  1. Opte por tecnologias que otimizam processos 

Esta é a nossa última dica para evitar os altos gastos com infraestrutura de TI. Mas não significa que seja a menos importante.

Além de identificar e até prever as falhas, busque também por tecnologias modernas que sejam seguras e estáveis. O outsourcing de TI costuma ser a melhor saída para empresas que necessitam de tecnologias constantemente atualizadas e com menor probabilidade de falhas.

O nosso artigo te ajudou a entender como identificar e evitar altos custos de TI? Compartilhe-o entre colegas do setor e até com seus gestores. Aproveite e participe também do nosso quiz Sua área de TI é efetiva e saiba mais se a sua empresa está gastando muito com infraestrutura de tecnologia. 

A sua pontuação no quiz pode garantir conversa com a Microcity para otimizar os seus resultados. Faça agora, é rápido e pode ser o start certo para seu 2020.

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