O outsourcing é um complemento essencial para uma boa gestão dos ativos de TI, garantindo redução de custos, atualização constante de tecnologia, entre outros benefícios. A solução gera economia para a empresa e permite ao gestor de TI ser mais estratégico na sua rotina.
Os ativos imobilizados são os recursos e equipamentos que a empresa utiliza para a prestação dos seus serviços e operações. O gerenciamento e acompanhamento desses ativos é uma prática fundamental para o sucesso de uma gestão eficiente em qualquer empresa.
A infraestrutura de TI faz parte desses ativos. Os colaboradores precisam ter bons computadores, acesso à internet, telefone e outros equipamentos para conseguirem realizar suas atividades. É uma necessidade da empresa.
Esses recursos precisam estar sempre atualizados e com a manutenção em dia. Por isso, muitas empresas vêm adotando o outsourcing como opção. Nesse artigo, trouxemos para você o que deve ser analisado ao considerar essa alternativa e por que essas empresas viram vantagem na terceirização da TI para a gestão dos ativos imobilizados de tecnologia da informação.
A gestão de ativos imobilizados de TI significa, em linhas gerais, o controle e acompanhamento de toda a vida de um ativo de TI dentro da empresa, desde o seu processo de compra ao momento de desfazer do bem, seja por venda, descarte ou outro meio.
Ou seja, a gestão de ativos permite o acompanhamento do uso dos equipamentos, análise de gasto e vida útil, avaliação de novas demandas e investimentos. Esse controle também permite o monitoramento de manutenção e suporte, minimizando o risco de falhas.
Com a gestão de ativos de TI, fica mais fácil se atualizar em relação às tendências e às demandas do seu negócio. Ativos de TI bem geridos evitam o desperdício de recursos com investimentos ineficientes ou reparos emergenciais.
O conceito simples de gestão de ativos de TI se desenvolve de forma complexa e cíclica, impactando na gestão da empresa como um todo. De acordo com o Instituto Gartner, a gestão de ativos de TI pode proporcionar a redução de custos de até 30% por ativo, no primeiro ano. Nos anos subsequentes, essa redução é de 5 a 10%.
De forma geral, podemos dividir a gestão de ativos de TI em etapas que se complementam e repetem em ciclos periódicos.
A primeira etapa para realizar uma boa gestão de ativos é mapear e inventariar todos os dispositivos da empresa. A intenção é ter uma visão geral e completa do que se tem, qual é o seu estado e quais demandas são atendidas (ou não) pelos equipamentos já disponíveis.
Por isso, é importante que cada equipamento seja registrado com o máximo de informações, incluindo especificações de hardware, data de compra, custo, garantia, previsão de manutenção, entre outras que julgar necessário.
Com esse mapa, é possível determinar se seus equipamentos estão sendo subutilizados ou bem aproveitados, se há demanda por novos investimentos ou necessidade de reparos.
Todo equipamento possui uma vida útil prevista e sofre depreciação com o tempo. A gestão de ativos permite que o gestor acompanhe o desempenho dos ativos de TI, determinando o momento mais estratégico para reposição de hardwares, levando em conta o fim de sua vida útil ou valor de mercado.
É importante que toda atualização no status de um equipamento seja registrada no controle de ativos. Dessa forma, a análise da situação dos bens é facilitada e o controle de reparos, manutenções e reposições fica mais organizado e completo.
O controle de ativos de TI também facilita o planejamento de manutenção e atualização periódica de hardware. Um recurso importante são os alertas programados, que mantém a equipe atenta ao cronograma de manutenções do equipamento.
Essa prática aumenta a vida útil dos ativos de TI e garante que estejam sempre atualizados e prontos para o uso.
Ter um sistema que integre dados de diferentes fontes sobre os ativos de TI facilita a vida dos gestores de várias formas. Existem, hoje, sistemas completos que permitem uma visualização rápida e dinâmica do cenário de ativos da empresa, otimizando os processos de Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM).
Um sistema que também integre o Help Desk da empresa agiliza a resposta aos tickets. Dessa forma, a equipe responsável pelo suporte é capaz de associar um ticket direta e automaticamente ao hardware em questão, além de atualizar rapidamente o status de cada ativo.
Terceirizar serviços essenciais para o funcionamento da empresa, mas que não fazem parte do seu core business, tem sido uma estratégia amplamente utilizada. Atualmente, é quase impossível pensar em uma empresa que não demande alguma infraestrutura mínima de TI. Quanto maior a demanda, mais complexa fica sua gestão.
Seja para uma necessidade mais especializada, uma grande demanda de equipamentos ou mesmo para evitar o investimento imediato de grandes quantias em infraestrutura de TI, o outsourcing é uma forma de ter acesso a recursos e profissionais especializados e de alta qualidade.
Além da redução de custos, terceirizar os serviços de TI da sua empresa dispensa um time interno numeroso e evita investimentos desnecessários ou mal planejados.
Para a gestão de ativos imobilizados de TI, isso significa simplificar seus processos. Você não precisa mais gerenciar todos os ativos, mas sim o contrato com seu fornecedor. Um bom parceiro garantirá o suprimento das suas demandas de TI, enquanto sua empresa concentra esforços no core business.
Assim, uma boa parceria de TI deve oferecer soluções personalizadas para a demanda do seu negócio, com atenção às tendências do mercado e às possíveis inovações para otimizar seus processos. Outsourcing de TI deve ser uma relação de confiança e segurança.
Para a área de tecnologia, é possível terceirizar a infraestrutura, o desenvolvimento de sistemas, a segurança da informação, o help desk e o atendimento ao cliente. Essa empresa parceira pode fornecer softwares e recursos que ajudarão no monitoramento da utilização dos equipamentos e da sua gestão. As melhores soluções para a sua empresa devem ser estabelecidas com um planejamento estratégico de TI.
Como vimos, o outsourcing de TI pode ser uma ótima ferramenta de otimização da gestão de ativos imobilizados. Com um bom planejamento e implementação cuidadosa, é uma estratégia eficiente para alcançar bons resultados de negócio e alavancar o sucesso da sua empresa.
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